Social Software hilft den Unternehmen, Informationen zu teilen, Experten zu finden, Projektteams zu vernetzen und Innovation zu generieren. Wer diese Vorteile nutzen will, fragt sich jedoch: Wie und wo fange ich idealerweise an? Wie bringe ich die Kollegen dazu mitzumachen? Wie überzeuge ich die Geschäftsführung davon, mehr Offenheit zuzulassen und sich selbst einzubringen? Wie sorge ich dafür, dass auch die mittleren Führungsebenen dabei bleiben und ein Stück Kontrolle abgeben? Hier sind fünf Antworten auf die dringendsten Fragen.
- Wie führt man Social Software ein?
Die Technik ist nicht die Herausforderung. Bei der Einführung von Social Software geht es vor allem um Fragen der Motivation, um Hierarchien und um das Einbinden diverser Gruppen im Unternehmen. - 1. Bottom-up und top-down kombinieren:
Ohne das berühmte Buy-in des Managements geht bei der Einführung von Social Software gar nichts. Idealerweise ist die Geschäftsführung involviert, aber es kann durchaus auch ein Bereichsleiter sein, der das nötige Durchsetzungsvermögen hat und den Mehrwert für seine Abteilung sieht. Er sollte möglichst aktiv mitmachen. - 2. Einstiegspunkte identifizieren:
Wer Social Software einführen will, sollte zunächst Startprojekte identifizieren und schnell sowie mit nachweisbarem Erfolg umsetzen. Dabei reicht es, zuallererst die Bereiche zu identifizieren, wo sich der Einsatz besonders schnell lohnt. - 3. Ziele setzen - Erfolge kommunizieren:
Gerade die Skeptiker stellen schnell die Frage nach dem RoI (Return on Investmen). Eine neue Technik oder ein neuer Prozess muss immer erst den eigenen Nutzen rechtfertigen. Niemand fragt mehr nach dem RoI von E-Mail oder Telefon. Aber selbstverständlich muss ein Social-Software-Enthusiast fähig sein, den Nutzen der neuen IT-Lösung klar zu machen. - 4. Integriert arbeiten:
Eine der ersten Reaktionen von Anwenderseite lautet: "Bitte nicht noch ein neues Tool!" Deshalb muss die Social Software in den Arbeitsalltag integriert werden. Dies ist auch, aber nicht nur eine technische Frage. Vor allem die nahtlose Integration in das E-Mail-Werkzeug ist ein wichtiger Faktor. - 5. Bereichsübergreifend zusammenarbeiten
Nirgendwo ist die Zusammenarbeit von Fachbereichen und IT so wichtig wie bei der Einführung von Social Software. Und dieser Aufruf geht gleichermaßen an beide Seiten. Ohne Frage achtet die IT bei der Implementierung neuer Technik eher auf Kosten oder Sicherheit und weniger auf den Umgang der künftigen Nutzer mit den Tools.
1. Bottom-up und top-down kombinieren
Ohne das berühmte Buy-in des Managements geht bei der Einführung von Social Software gar nichts. Idealerweise ist die Geschäftsführung involviert, aber es kann durchaus auch ein Bereichsleiter sein, der das nötige Durchsetzungsvermögen hat und den Mehrwert für seine Abteilung sieht. Er sollte möglichst aktiv mitmachen.
Ebenso wichtig sind diejenigen, die als Leuchttürme vorangehen, bloggen, ein Wiki bearbeiten und sich vernetzen. Ein erfolgreiches Social-Software-Projekt braucht Enthusiasten, die für ihr Engagement auch honoriert werden - nicht zwingend in Cent und Euro; auch Anerkennung und Profilierung als Experte kann motivieren. So wird die Einführung von Social Software eine Zangenbewegung, die das ganze Unternehmen langsam und stetig durchdringt, später vielleicht sogar in der Kommunikation mit Kunden und Partnern.
2. Einstiegspunkte identifizieren
Wer Social Software einführen will, sollte zunächst Startprojekte identifizieren und schnell sowie mit nachweisbarem Erfolg umsetzen. Dabei reicht es, zuallererst die Bereiche zu identifizieren, wo sich der Einsatz besonders schnell lohnt. Folgende Fragen sind zu stellen:
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Wo gibt es viele länder- oder abteilungsübergreifende Projektteams, die eng zusammenarbeiten müssen und von Social Software profitieren könnten?
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In welchen Bereichen ist der Austausch von Wissen und Informationen besonders wichtig?
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Welche Mitarbeiter sind für Social Software besonders offen, nutzen sie vielleicht schon intensiv im Privatbereich?
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Wer arbeitet bereits mit Insellösungen, zum Beispiel einem Wiki oder einem internen Blog?
Typische Einstiegspunkte für Social Software im Unternehmen sind Communities of Interest, interne Kommunikation, Marketing oder Innovations-Management (betriebliches Vorschlagswesen). Wo E-Mail suboptimal ist, Postfächer überfüllt sind und Wissen intransparent wird, bewirkt Social Software am meisten. Hier ist deshalb anzusetzen. Und dabei nicht beim File Sharing stehenbleiben! Social Software ist weder ein neuer File Share, noch eine Dokumentenverwaltung.
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