Technisch betrachtet, setzt sich das System aus mehreren Schichten zusammen. Der Netzverkehr ist über intelligente Proxy-Server davon entkoppelt, der Datenverkehr wird zwischengepuffert. Laut Systemarchitekt Rhode sind sowohl die Hardware als auch die Software "voll skalierbar". Die Lastverteilung geschieht mittels eines Failover-Systems, das im kommenden Jahr durch ein Full-Balancing-System ersetzt werden soll.
Im Mai dieses Jahres wurde eine Near-Realtime-Schnittstelle zum SAP-Modul "Real Estate" in Betrieb genommen. Ein Interface zum ebenfalls auf SAP-Software basierenden Data Warehouse "Isis" ermöglicht dem Filial-Management Auswertungen über die im Workflow-System aufgelaufenen Daten, die jede Nacht überspielt und im Warehouse kumuliert werden.
Bis zur Erstinbetriebnahme am 1. November 2005 hatte die Systementwicklung neun Personenjahre gekostet. Die Weiterentwicklung erforderte einen ähnlichen Aufwand. Dem gegenüber stehen zahlreiche Vorteile fachlicher wie technischer Art: Die mit dem Filialbetrieb zusammenhängenden Vorgänge lassen sich jetzt schneller und mit weniger Personalaufwand bearbeiten. Zudem ist das System leichter zu erweitern und zu warten. Aus der täglichen Arbeit der Filialleiter lässt es sich kaum noch wegdenken. Oder wie Abteilungsleiter Richter es formuliert: "Die Deutsche Post arbeitet kontinuierlich daran, ihre internen Prozesse zu verbessern. Das Workflow-Management ist mittlerweile die Lebensader des Filialbetriebs."
Man muss den kompletten Lifecycle planen. Die Praxis sieht oft anders aus als der Pilot - hinsichtlich Skalierbarkeit, Verkehrsmengen, Konfigurierbarkeit, Ausfallsicherheit etc.
Die Organisationsdaten dürfen in den Prozessen nicht zu starr implementiert sein, sonst führt das zu unnötigen Change Requests.
Es ist besser, mehrere einfache Abläufe als einen komplexen Workflow zu implementieren, der sich dann nicht mehr handhaben lässt und im Wartungsfall schlimmstenfalls andere Systembereiche blockiert.
IT und Fachbereiche sollten von Anfang an zusammenarbeiten. Sonst bleiben Fragen der Softwareentwicklung nicht gestellt.
Zeit darf nicht vor Qualität gehen. Rapid Prototyping hat Vor- und Nachteile. Es ist gut, wenn man schnell etwas vorzeigen kann. Aber man sollte auch ein paar Gedanken an die Architektur verschwenden
Schon ganz am Anfang, wenn die Ablösung der papierbasierenden Prozesse geplant wird, sollte die IT den Fachbereich beratend unterstützen, damit die Abläufe auch in systemtechnischer Hinsicht möglichst effizient umgesetzt werden.
Es ist in diesem Zusammenhang sinnvoll, dedizierte Berater für die Fachbereiche auszubilden, die bei der Optimierung der Prozesse helfen.
Wer wirklich sparen will, muss erst einmal investieren. Oder anders ausgedrückt: Das meiste Geld wird bei der Konzeption gespart.
