Um den Workflow-Bauchladen handhabbar zu machen, entwickelte der Dienstleister auf der Basis von Lotus Domino ein Portal, das die unterschiedlichen Anwendungsinstanzen maskiert. Für den Anwender stellt sich das System als eine Einheit dar. Dass er über das Portal auf viele unterschiedliche Lotus-Workflow-Systeme zugreift, bleibt ihm verborgen. Auf diese Weise gelang es MBS, trotz der hohen Vorgangsvolumina gleichzeitig Skalierbarkeit, Performance und Benutzerkomfort sicherzustellen.
Anfang 2007 nahm MBS die Arbeit auf. Zu Spitzenzeiten waren acht MBS-Entwickler beziehungsweise -Berater vor Ort. Zunächst interviewten sie die Fachbereiche, um die Zielgrößen zu ermitteln. Wie viele Anwender sollen auf das System zugreifen, mit welchen Verkehrsmengen ist zu rechnen etc.? Auf diesen Informationen setzte die Planung des Workflow-Systems auf.
Aber MBS entwarf nicht nur die neue Architektur, sondern übernahm auch die Aufgabe, die Prozesse zu modellieren und zu implementieren. In diesem Zusammenhang sahen sich die Workflow-Experten auch die schon umgesetzten Abläufe genauer an - und fanden, dass die für den Pilotbetrieb ausgelegten Prozesse für eine größere Anzahl von Nutzern nicht optimal abgebildet worden waren.
