Nachdem die Lösung von den Mitarbeitern und vom Betriebsrat akzeptiert war, nahm die Anzahl der implementierten Prozesse schnell zu. Doch nach einigen Monaten zeigte sich, dass die mit Standard-Features von Lotus Workflow umgesetzte Applikation der steigenden Last wohl nicht gewachsen sein würde. "Im Herbst 2006 wurde das System immer langsamer, bis es beinahe stillstand", erinnert sich Preimeß.
Den entscheidenden Grund dafür nennt der selbständige Systemarchitekt Andreas Rhode, der vom Preimeß-Team ins Boot geholt worden war: "Eine Lotus-Datenbank kann nur eine begrenzte Anzahl von Dokumenten verwalten, denn die Indizierung wächst im Quadrat zu den Dokumenten." Bei mehr als 100.000 Dokumenten ging das System mehr oder weniger zwangsläufig in die Knie.
Es bestand also akuter Handlungsbedarf. "Jetzt hieß es, schnell eine Lösung finden - und zwar ohne Funktionseinbußen", bestätigt Preimeß. Das gesamte System sollte neu aufgesetzt werden, um die im Standardsystem nicht intendierte Skalierbarkeit einzubauen, ohne dem Nutzer Unbequemlichkeiten aufzubürden: "Es ist ja nicht zumutbar, dass der User für jeden Workflow in eine neue Anwendung wechselt."
Vielmehr sollten die Leiter der Außenstellen von Routinearbeiten entlastet werden. Gleichzeitig wollten sich auch die IT-Fachleute die Arbeit erleichtern. Das runderneuerte System sollte sich nicht nur problemlos durch neue Workflows erweitern, sondern auch einfach warten lassen. Und last, but not least forderten die Fachbereiche, so Preimeß, "eine hohe Verfügbarkeit und eine einfache, schnelle Umsetzung ihrer Anforderungen".
Die Prozesse sollten auf verschiedene Anwendungsinstanzen in Lotus Workflow verteilt werden, um das System skalierbar zu machen.
Es war vorgesehen, die Filialleiter mit einer leicht zu handhabenden Anwendung von Routinearbeiten zu entlasten.
Das verlangte nach einem konsistenten und für den Anwender transparenten Zugang zu allen Filial-Management-Prozessen.
Gefragt war aber auch mehr Flexibilität, vor allem eine leichtere Erweiterung des Funktionsumfangs durch neue Workflows.
Damit einhergehen sollten eine höhere Zuverlässigkeit und eine bessere Wartbarkeit des Systems.
