Bis dahin basierten die betrieblichen Abläufe auf Telefongesprächen, Faxen und E-Mails. Die Grundfrage lautete: Wie lassen sich die mehr als 200 größtenteils papiergestützen Workflows informationstechnisch abbilden? Unter der Führung der Fachabteilungen wurden alle Abläufe auf ihr Digitalisierungspotenzial untersucht - anhand der folgenden Fragen:
Mit welchen Prozessen lassen sich durch eine Digitalisierung die größten Vorteile erzielen?
Welche Prozesse kehren in derselben Form häufig wieder, erzeugen also eine große Verkehrsmenge?
Bei welchen Prozessen hält sich die Komplexität im Rahmen, so dass sie sich leicht digital abbilden lassen?
Am Ende der Untersuchung waren 50 Abläufe identifiziert, die informationstechnisch umgesetzt werden sollten.
Etwa gleichzeitig begann die Produktauswahl. In die engere Wahl kamen:
Microsoft mit Sharepoint,
IBM mit Lotus Workflow und
SAP mit einer ERP-basierenden Lösung.
Obwohl die Deutsche Post flächendeckend SAP-Software und auch Microsoft-Produkte, unter anderem den Sharepoint Server, einsetzt, machte die Lotus-Workflow-Lösung das Rennen. Ausschlaggebend waren "die schnelle Pilotierbarkeit und die günstigen Umsetzungskosten", so Karsten Preimeß, Projektleiter auf Seiten der DPAG IT Business Line Filialen: "Unser Hauptbeweggrund war, schnell am Markt zu sein und die Effizienzvorteile auszuschöpfen."
Tatsächlich ließ sich schon in der Entscheidungphase ein funktionsfähiger Pilot erstellen, der 2005 live ging: Ab April wurde eine begrenzte Anzahl von Workflows in ausgewählten Filialen abgebildet, im November begann der Echtbetrieb in der Fläche. Der CIO-Bereich IT Brief - in Gestalt von Preimeß und seinen Mitarbeitern - erhielt den Auftrag, das System zu betreiben.
