Die Citrix-Farm modernisiert und Citrix XenApp 6.0 eingeführt; die Office-Anwendung von der Version 2002 auf das aktuelle Release 2010 migriert; die Tools "Environment Manager" und "Application Manager" von Appsense eingeführt - und das alles in fünf Monaten. Wie führt man ein solches Projekt zum Erfolg? Frank Nittka, CIO des Wasserfilter-Herstellers Brita, und Dirk Fischer, Director International IT Infrastructure des Unternehmens, nennen die Stolpersteine und lüften ein paar Erfolgsgeheimnisse.
- So gelingt das Redesign
Der Filterhersteller Brita hat seine unternehmensweite Desktop-Umgebung komplett neu gestaltet. Das IT-Team verrät, welche Erkenntnisse es aus dem Projekt gezogen hat. Im Bild: Frank Nittka (links), CIO des Wasserfilter-Herstellers Brita, und Dirk Fischer, Director International IT Infrastructure. - 1. Neuer Wein in neuen Schläuchen
Neue Applikationen ohne eine neue Infrastruktur hätten keinen Sinn ergeben. Selbst wenn es gelungen wäre, alle Anwendungen gleichzeitig auf einen neuen Stand zu bringen, so hätten sie doch nicht zur alten Citrix-Farm gepasst. Also hieß es, entweder die veralteten Anwendungen weiterfahren oder Nägel mit Köpfen machen. - 2. Regeln statt Ausnahmen
Eine umfassende Modernisierung ist auf mittlere Sicht weniger aufwendig als ständige Ausnahmeregelungen hinsichtlich dezentraler Intelligenz. Ein einheitliches System spart Aufwand und damit Kosten, ist ökologischer, weil man nicht so viele PCs braucht, und verringert den administrativen Aufwand. - 3. Zukunftssicherheit schaffen!
Thin Clients und eine virtualisierte Umgebung sind nun einmal die Infrastruktur der Zukunft, so Nittka und Fischer - und das aus drei Gründen: Zum einen lässt sich der administrative Aufwand für den Support der Geräte verringern; zum anderen steigt die Datensicherheit, indem die Daten je nach Anforderung im Rechenzentrum verbleiben; drittens ist es möglich, von verschiedenen Orten und Endgeräten auf die Umgebung zuzugreifen. - 4. Performance ist essenziell
Vor allem kürzere Anmeldezeiten tragen maßgeblich zur Zufriedenheit der Anwender bei. Wer 90 Sekunden bei der Anmeldung auf seine Arbeitsumgebung warten muss, wird ungeduldig. Mit Appsense gelang es dem Team, die Zeit zwischen dem ersten Klick und dem Zugriff auf die Applikationen zu halbieren - auf durchschnittlich 45 Sekunden. Wenn sich allein in der Brita GmbH täglich 400 User auf dem System einloggen, werden auf diese Weise mehr als 1000 Arbeitsstunden pro Jahr eingespart. Das ist ein messbarer Wertbeitrag. - 5. Das Upgrade ist erst der Anfang
Es ist nicht damit getan, eine neue Office-Version einzuführen. Das Upgrade ist eigentlich sogar die leichteste Übung. Für die neue Umgebung hat das IT-Team 27 Anwendungen getestet und auf den aktuellen Stand gebracht; das darf man sicher nicht unterschätzen. Aber viel schwieriger ist es, die ganzen Anwendungen nachzuziehen, die mit Office interagieren, aber nicht von Microsoft stammen. - 6. Standard, wo immer es geht
Es lohnt sich, von Anfang an auf Standardisierung zu achten. Aufgrund der restriktiven IT-Governance bestand die Softwarelandschaft bei Brita hauptsächlich aus Microsoft und SAP - im ERP- wie im CRM-Bereich. "Wenn jemand zu uns mit einer Anforderung kommt, dann prüfen wir erst einmal, ob das nicht auch in SAP geht", sagt CIO Nittka, "aber wenn nicht, dann widerstehen wir der Versuchung, das System zu modifizieren." - 7. Testen, Testen, Testen!
Es klingt trivial, ist es aber nicht: Vor allem die Nicht-Microsoft-Anwendungen müssen sorgfältig auf die reibungslose Zusammenarbeit in der neuen Umgebung geprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Ansonsten erlebt man im Betrieb leicht sein blaues Wunder. - 8. Spezielles bleibt speziell
Es gibt immer Anwendungen, die nicht in die Landschaft passen. Brita beispielsweise nutzt etwa zehn wichtige Applikationen, die nicht Citrix-kompatibel sind. Dazu gehören die Zoll- und Außenhandels-Applikationen mit teilweise speziellen Anforderungen an Kartenlesegeräte. Der Nutzerkreis dieser Anwendungen ist im Vergleich zu den sonstigen Anwendungen eher klein. Diese Anwendungen müssen aber auf anderen Wegen (VDI oder PC) zur Verfügung gestellt werden. - 9. Fachbereiche testen ihre selbsterstellten Daten
Und dann gibt es noch die Daten, meist in Excel oder Access erstellt, die von den Fachbereichen selbst gepflegt werden und über die die IT in der Regel gar keinen vollständigen Überblick hat. Trotzdem muss sie sich um deren Kompatibilität mit der Infrastruktur kümmern. Wie Infrastruktur-Manager Fischer erläutert, bietet Microsoft ein Tool an, mit dem sich feststellen lässt, ob eine Datei softwarekompatibel ist oder nicht (Office Migration Planning Manager für Office 2010, kurz OMPM). - 10. Ran ans Großreinemachen
Ein Update lässt sich auch für den Frühjahrsputz nutzen. Dabei hilft das besagte Tool, indem es verzeichnet, wann eine Datei zuletzt bearbeitet beziehungsweise überhaupt aufgerufen wurde. "Die Fachbereiche pflegen ihre Dateien ja mit unterschiedlicher Sorgfalt", so Dirk Fischer: "Manche haben sie seit Jahren nicht mehr upgedatet. - 11. Sicherheitspuffer einbauen
Wie in jedem IT-Projekt empfiehlt es sich, zeitliche und finanzielle Puffer einzubauen. Schließlich findet kein IT-Projekt im stillen Kämmerlein statt. Die Fachbereiche sind ja auch eingebunden. Wenn man gleichzeitig Citrix und Microsoft Office modernisiert, geschieht unter Garantie etwas Unvorhergesehenes, sagt Fischer. - 12. Training ist essenziell
Fundierte Einweisungen und Schulungen für Anwender und IT-Administratoren sind keine Nebensache. Die Unterschiede zwischen dem alten und dem neuen System seien erheblich, beteuert Fischer. Da könne man die Leute nicht einfach losschicken und machen lassen. Die Brita-IT hat drei unterschiedliche Trainingsprogramme angeboten. Die Power-Anwender, die als Multiplikatoren. - 13. Erfolgsfaktor Kommunikation
Jeder muss verstehen, wie weitreichend die Umstellung für die Organisation ist. Deshalb hat die Brita-IT von Anfang an den Bereich Unternehmenskommunikation direkt eingebunden sowie eine rollenbasierende Kommunikationsstrategie ausgearbeitet - und konsequent umgesetzt.
1. Neuer Wein in neuen Schläuchen
Neue Applikationen ohne eine neue Infrastruktur hätten keinen Sinn ergeben. Selbst wenn es gelungen wäre, alle Anwendungen gleichzeitig auf einen neuen Stand zu bringen, so hätten sie doch nicht zur alten Citrix-Farm gepasst. Also hieß es, entweder die veralteten Anwendungen weiterfahren oder Nägel mit Köpfen machen.
2. Regeln statt Ausnahmen
Eine umfassende Modernisierung ist auf mittlere Sicht weniger aufwendig als ständige Ausnahmeregelungen hinsichtlich dezentraler Intelligenz. Ein einheitliches System spart Aufwand und damit Kosten, ist ökologischer, weil man nicht so viele PCs braucht, und verringert den administrativen Aufwand.
3. Zukunftssicherheit schaffen!
Thin Clients und eine virtualisierte Umgebung sind nun einmal die Infrastruktur der Zukunft, so Nittka und Fischer - und das aus drei Gründen: Zum einen lässt sich der administrative Aufwand für den Support der Geräte verringern; zum anderen steigt die Datensicherheit, indem die Daten je nach Anforderung im Rechenzentrum verbleiben; drittens ist es möglich, von verschiedenen Orten und Endgeräten auf die Umgebung zuzugreifen.
4. Performance ist essenziell
Vor allem kürzere Anmeldezeiten tragen maßgeblich zur Zufriedenheit der Anwender bei. Wer 90 Sekunden bei der Anmeldung auf seine Arbeitsumgebung warten muss, wird ungeduldig. Mit Appsense gelang es dem Team, die Zeit zwischen dem ersten Klick und dem Zugriff auf die Applikationen zu halbieren - auf durchschnittlich 45 Sekunden. Wenn sich allein in der Brita GmbH täglich 400 User auf dem System einloggen, werden auf diese Weise mehr als 1000 Arbeitsstunden pro Jahr eingespart. Das ist ein messbarer Wertbeitrag.
5. Das Upgrade ist erst der Anfang
Es ist nicht damit getan, eine neue Office-Version einzuführen. Das Upgrade ist eigentlich sogar die leichteste Übung. Für die neue Umgebung hat das IT-Team 27 Anwendungen getestet und auf den aktuellen Stand gebracht; das darf man sicher nicht unterschätzen. Aber viel schwieriger ist es, die ganzen Anwendungen nachzuziehen, die mit Office interagieren, aber nicht von Microsoft stammen.