| Wohl durchdacht auslagern | |
| Kosten-Baselines zum Vergleich | |
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| Anforderungen strukturieren |
Das Auslagern einzelner Geschäftsbereiche an externe Dienstleister gilt als probates Instrument zur Kostensenkung. Allerdings erfüllt nur jedes zweite Outsourcing-Vorhaben die Erwartungen. Vor allem die Einsparungen fallen oft unterm Strich weit geringer aus als gewünscht.
was ein Unternehmen tun sollte, bevor es ein Outsourcing-Projekt ausschreibt;
warum eine klare Struktur des eigenen Anforderungsprofils für die Ausschreibung so wichtig ist;
und was sonst noch bei der Ausschreibung zu berücksichtigen ist, damit die spätere Steuerung der externen Provider funktioniert.
Schuld daran haben zum großen Teil die Anwenderunternehmen selbst. Viele entscheiden sich übereilt für einen externen Dienst, ohne zuvor ihre Hausaufgaben gemacht zu haben. Dazu gehört, systematisch zu prüfen, ob überhaupt und wenn ja was und in welchem Umfang ausgelagert werden soll. Dies schafft eine Kosten-, Leistungs- und Prozesstransparenz, die auch mit Blick auf den Eigenbetrieb viel wert ist.
Die Hausarbeiten beginnen mit einer Machbarkeitsstudie, also der Prüfung, welche Bereiche sich für eine Auslagerung eignen und vor allem lohnen. Danach sollte der Anwender genau analysieren, ob die ausgewählten Bereiche über sinnvolle Übergabeschnittstellen sowohl technischer als auch ablaufspezifischer und organisatorischer Art, verfügen, oder ob diese noch geschaffen werden müssen.
Die Übergabeschnittstellen dienen dazu, eine durchgehende IT-Service- und Prozessgestaltung gegenüber dem künftigen Dienstleister sowie eine klare Zuordnung der entsprechenden Verantwortung auf beiden Seiten zu definieren. Mit Blick auf den IT-Betrieb heißt das, die Schnittstellen - etwa Netzwerk, Anwendungsentwicklung oder Help-desk - transparent zu machen. Erfahrungsgemäß steht dieser Anpassungsaufwand im umgekehrten Verhältnis zur Organisationsgröße. Das liegt daran, dass die Grenzen zwischen den einzelnen Zuständigkeitsbereichen in kleineren, weniger gut strukturierten Unternehmen meist verschwimmen.
