Anwender sind in Outsourcing-Verhandlungen unerfahren, während die Provider ihre besten Mitarbeiter ins Rennen schicken.
Hilfe bieten Outsourcing-Berater, denn auch sie beschäftigen sich regelmäßig mit der Verhandlungsführung und Ausgestaltung von Verträgen. Sie sind aber nur dann ihr Geld wert, wenn es ihnen gelingt, die Anforderungen des Unternehmens bei günstigen Preisen und angemessenen Services durchzusetzen. Im Übrigen muss es nicht immer der Berater sein. Wenn Anwender Mitarbeiter an Bord haben, die bereits Outsourcing-Projekte betrieben haben, ist das sehr hilfreich. Zudem lohnt ein Blick in die Fach- und Einkaufsabteilungen. In vielen Industrieunternehmen gibt es ausreichend Auslagerungserfahrung etwa von Logistikprozessen sowie in Bereichen wie Lagerhaltung und Gebäude-Management. Die Mechanismen sind vergleichbar, das Wissen um die Besonderheiten der IT muss natürlich die interne IT beisteuern.
Anwender kennen die für Outsourcing-Verträge geltenden Besonderheiten zu wenig.
"Druck gehört zu den Verhandlungen, doch sollte man den Partner nicht in die Ecke drängen. Das gilt für beide Seiten", rät Leu. Erfahrungsgemäß kann kein Vertrag vollständig sein. Wer den Provider jedoch an seine Preis- und Leistungsgrenze getrieben hat, darf bei späteren Ergänzungs- und Änderungswünschen kein Entgegenkommen erwarten.
Da sich die Preise während der Laufzeit des Vertrags ständig ändern, vereinbaren die Partner regelmäßige - meistens jährliche - Prüfungen. Das müssen nicht immer aufwändige Benchmark-Projekte sein. Zum Teil helfen Anfragen bei anderen Providern, die die Chance auf einen Auftrag wittern und Angebote einreichen. Zum Teil können Berater mit Vergleichsdaten dienen.
Wichtig sind zudem Regelungen für Bonus- und Malus-Zahlungen. Die Strafzahlungen greifen, wenn der Provider Leistungs- und Qualitätszusagen dauerhaft verfehlt. Der Malus sollte Drohpotenzial haben und daher nicht zu knapp bemessen sein. "Der Outsourcer darf bei schlechter Leistung nichts verdienen, der Malus sollte in diesem Fall so groß wie die Marge sein", nennt Leu eine erprobte Vereinbarung.
Zudem sind Sonderkündigungsrechte Usus, wenn Anwender unzufrieden mit dem Provider sind und selbst Strafzahlungen keine Besserung gebracht haben. Auch veränderte Geschäftsmodelle sowie Mergers und Übernahmen können Anstoß sein, die ausgelagerte IT wieder zurück ins Haus zu holen. Vorexerziert hat das kürzlich die Royal Bank of Scotland. Sie übernahm Teile der niederländischen Bank ABN Amro, die zuvor ihre IT an EDS ausgelagert hatte. Nun wollen die neuen Eigentümer die IT wieder selbst betreiben.
Ein Backsourcing läuft reibungslos, wenn vorher die Bedingungen ausgehandelt wurden. Berücksichtigt werden müssen etwa die Abschreibungszyklen von Hard- und Software. "Die vereinbarten Zeiträume beeinflussen auch den Preis während des Betriebs", gibt Leu zu bedenken. "Bei einer Laufzeit von fünf Jahren und einer dreijährigen Abschreibung muss der Provider beispielsweise zweimal in Hardware investieren. Das ist teuer." Zudem verlangen einige Anbieter bei vorzeitiger Kündigung Ersatz für den entgangenen Gewinn - das sollte im Vorfeld ebenso geklärt werden wie der Umgang mit Mitarbeitern, die im Zuge der Auslagerung vom Provider übernommen wurden.
