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Online-Speicher erlauben es Internet-Anwendern, Daten außerhalb ihres lokalen Rechners abzulegen. In der Regel erfüllt die externe Datenhaltung Backup- und Sicherungszwecke. Doch einige Websites bieten darüber hinaus Services, mit denen die Benutzer Dokumente gemeinsam mit Kollegen und Arbeitsgruppen auf den Internet-Portalen bearbeiten können, und sind daher auch im beruflichen Umfeld eine interessante Option.
Das einfache Ablegen kleinerer Datenmengen wurde bereits vor dem Web-2.0-Zeitalter umgesetzt, etwa im Rahmen von E-Mail-Accounts bei GMX, Web.de und Yahoo. Neu hinzugekommen sind Web-Speicher, die Datenaustausch, Ablage und Bearbeitung erlauben. So gibt es Anbieter, die auch File-Hosting-Dienste offerieren wie zum Beispiel Box.net. Andere Service-Provider wie Amazon wenden sich an Unternehmen, die ihren Entwicklungsabteilungen mehr Flexibilität geben möchten. Eine weitere Gruppe sind die E-Mail-Anbieter, die ihre Services erweitert haben. So erhalten die Kunden solcher Mail-Accounts nun mehr Speicherplatz, beispielsweise für Fotos oder andere Medieninhalte. Ebenso fallen die Beschränkungen der Dateigröße sowohl für Uploads als auch für Downloads weg oder werden großzügig aufgestockt.
Alle Dienstleister legen hohen Wert auf Sicherheit, um bei den Kunden das nötige Vertrauen zu gewinnen. Fast jeder arbeitet mit den üblichen SSL-Verschlüsselungsraten von 128 oder 256 Bit oder mit 448-Bit-Blowfish-Encryption. Dabei sollten Interessenten aber genau darauf achten, wie mit ihren persönlichen Daten umgegangen wird. Zum Teil verlangen Anbieter für ihre kostenlosen Services Informationen, die sie dann in irgendeiner Form vermarkten.
Die Vorteile des Online-Speichers liegen auf der Hand. Die externe Festplatte fordert keinen Administrationsaufwand, ist in vielen Fällen kostenfrei und lässt sich überall benutzen. Deshalb verwenden viele Anwender solche Dienste als Backup-Services für den Fall, dass am lokalen Rechner Datenverluste auftreten. Auch lassen sich Informationen innerhalb einer Arbeitsgruppe effizienter bearbeiten und verteilen. Für Privatnutzer sind vor allem der ortsunabhängige Zugriff und der Kostenaspekt wichtig. Ebenso können sie in den Genuss neuer Funktionen kommen, die ihnen die eigenen Rechner nicht gewähren. Dazu zählen etwa Filesharing und Collaboration. Zudem schaffen die Dienste eine einfache Möglichkeit, Ad-hoc-Arbeitsgruppen schnell eine gemeinsame Plattform für den Informationsaustausch einzurichten.
Die mit solchen Diensten verbundenen Risiken sind ebenso offensichtlich. Alles, was einmal im Web abgelegt ist, ist generell angreifbar und einsehbar, sei es durch Hacker, Viren oder andere ungebetene Gäste. Darüber hinaus kann auch die Hardware des jeweiligen Dienstleisters durchaus einen Ausfall oder gar Datenverlust erleiden. Zudem birgt die Online-Speicherung viele Fehlerquellen, hinkt doch die Zuverlässigkeit des Internets hinter der Leistungsfähigkeit eines lokalen Netzes her. Ist der Web-Service nicht erreichbar, ist dies besonders für Unternehmen schädlich, die eine hohe und zuverlässige Verfügbarkeit benötigen. Verteilte Zugriffe erfordern außerdem ein gutes Passwort-Management beziehungsweise eine Verwaltung der Zugriffsrechte.
