Die Arbeits- und Kommunikationsprozesse in den Unternehmen sind heute viel dynamischer als früher. Das spiegelt sich in der Art, wie Besprechungen und Entscheidungsprozesse in ihnen moderiert werden, jedoch kaum wieder. Dies führt bei hoch qualifizierten und -motivierten Mitarbeitern regelmäßig zu Frust.
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Noch immer gilt: Besprechungen in Unternehmen sind häufig eine Quelle von Zeitverschwendung, und die vorhandenen Ressourcen werden in ihnen nicht effektiv genutzt. Das liegt unter anderem daran, wie Besprechungen durchgeführt werden und wie sie in die Arbeitsabläufe eingebunden sind.
Häufig sind Besprechungen Bestandteil der Regelkommunikation in Unternehmen. Das heißt, mehrere "Experten" mit unterschiedlicher Kompetenz sowie verschiedenen (Teil-)Aufgaben treffen sich regelmäßig, um Informationen auszutauschen, sich abzustimmen, gemeinsam Entscheidungen zu treffen und ihre Aktivitäten zu koordinieren. Das Ziel hierbei: die (Zusammen-)Arbeit koordinieren, um Synergien und den größtmöglichen gemeinsamen Output zu erzielen.
- Meetings sind wie Eisberge
Auch wenn es um ein Sachthema (= Spitze des Eisbergs) geht, entscheidet die emotionale Kommunktion über Erfolg und Misserfolg einer Sitzung. Und letztere ist leider nicht sichtbar, ebenso wie der größte Teil des Eisbergs. - 1. Lichten Sie Ihre Agenda ...
... sonst sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und halten Sie sich an eine Struktur: Begrüßung und Vorstellung; Themenblock; Zusammenfassung; weiteres Vorgehen. - 2. Bringen Sie alle an einen Tisch ...
... sonst fühlen sich einige übergangen. Bei schwierigen Themen bieten sich Vorgespräche an. - 3. Videokonferenzen ...
... sparen Zeit und Geld. Sie eignen sich für Routine-Meetings. Bei Kick-offs oder Krisengesprächen ist der persönliche Kontakt dagegen ein Muss. - 4. Der Zeitpunkt eines Meetings ...
... ist schon die halbe Miete. Wer ausschweifende Sitzungen vermeiden will, setzt sie vor der Mittagspause oder dann an, wenn der Berufsverkehr schon einsetzt. - 5. Die Einladung ...
...ist die erste Möglichkeit mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten. Dabei zeigen schon kleine Gesten grosse Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten. - 6. Begrüßen Sie die Teilnehmer ...
... nicht erst im Sitzungsraum, sondern schon am Empfang. - 7. Eine kleine Aufmerksamkeit aus der Teeküche ...
... erfreut besonders die weiter angereisten Teilnehmer der Besprechung. - 8. Flipchart statt Powerpoint
Eine gemeinsam entwickelte Skizze am Flipchart fördert das offene Gesprächsklima und bringt oft mehr als eine vorgefertigte Präsentation, weil sich die Teilnehmer aktiv einbringen können. - 9. Erfahrene Moderatoren ...
... fassen die Ergebnisse am Ende des Besprechungspunktes zusammen und haken noch einmal nach, ob es Einwände gibt. - 10. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Zu Ergebnissen kommen, ist die eine Sache. Die andere ist aber, die Ergebnisse auch umzusetzen beziehungsweise die Ziele zu verfolgen, und zwar möglichst zeitnah zur Besprechung.
Erfolgreiche Team wissen um die interdependente Natur ihres Zusammenwirkens. Sie wissen zudem, wie wichtig das wechselseitige Abstimmen und Koordinieren der Aktivitäten für den Teamerfolg ist. Entsprechend groß ist ihr Wunsch, Meetings so zu gestalten, dass zum Beispiel folgende Ziele erreicht werden:
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sich besser kennenlernen,
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neue Teammitglieder einbinden,
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gemeinsame Ziele formulieren,
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Meilensteine setzen,
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Aktionspläne kreieren,
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den Arbeitsfortschritt überwachen und visualisieren,
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qualifiziertes Feedback über die Performance austauschen und
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den Wirkungsgrad des gesamten Teams verbessern.