Die E-Mail wurde als meistgefragte Dokumentationsart bei der digitalen Beweisaufnahme in den USA (eDiscovery) abgelöst. Stattdessen fordern die staatlichen Behörden häufiger Informationen aus unterschiedlichsten Quellen ein. Das sind die Ergebnisse einer Erhebung von Symantec unter mehr als 2000 Unternehmen weltweit, in deren Rahmen der Security-Anbieter herausfinden wollte, wie sich Unternehmen auf die Offenlegungspflicht elektronisch gespeicherter Informationen vorbereiten. Im Durchschnitt mussten die befragten Firmen 63 Mal pro Jahr eine E-Discovery-Anfrage beantworten. Jede Informationsanforderung beanspruchte im Schnitt 66 Arbeitsstunden beim IT-Personal.
Bei der Frage nach der eingeforderten Dokumentenart antworteten 67 Prozent der Befragten allgemein mit "Akten und Dokumente", gefolgt von "Informationen aus Datenbanken oder Applikationen" (61 Prozent). Bislang dominierten E-Mails die Anfrage, in der jüngsten Erhebung landete die digitale Post mit 58 Prozent nur noch auf Rang drei. In Deutschland sieht die Rangfolge anders aus: Unstrukturierten Daten aus Akten und Dokumenten kamen mit 58 Prozent der Nennungen auf Platz ein, gefolgt von E-Mails (53 Prozent) sowie Datenbanken und Anwendungen (51 Prozent). Bezeichnend für die Vielfalt der möglichen Quellen sind die weiteren Ergebnisse der weltweiten Erhebung: Angefragt wurden ebenfalls Informationen aus Sharepoint (43 Prozent), Instant Messages und SMS (42 Prozent) sowie Social Media (38 Prozent).
Die Art und Weise des Informations-Managements variiert unter den Teilnehmern stark. Unternehmen, die etwa formelle Datenaufbewahrungspläne verfolgen oder Archivierungslösungen installiert haben, können demnach laut Erhebung deutlich schneller auf Anfragen reagieren und auf eine höhere Erfolgsrate bei E-Discovery-Anfragen verweisen. Sie werden laut Studie:
- um 78 Prozent seltener mit gerichtlichen Sanktionen behängt;
- um 47 Prozent seltener in eine schwierige rechtliche Lage gebracht;
- mit 20 Prozent geringerer Wahrscheinlichkeit mit Strafgeldern belegt und müssen
- mit 45 Prozent geringerer Wahrscheinlichkeit kompromittierende Informationen herausgeben.
Fast die Hälfte der Befragten aus Deutschland verfolgt keinen konkreten Plan zur Informationsaufbewahrung. Auf die Frage, warum sie noch keine entsprechende Regelung eingeführt haben, gaben 41 Prozent an, sie bräuchten einen solchen Plan nicht. Für 41 Prozent erscheint dies Vorhaben zu kostspielig, 35 Prozent der Befragten antworteten, es gebe niemand, dem man die Verantwortung übertragen könne, 24 Prozent sagten, sie hätten keine Zeit und 18 Prozent gaben ihren Mangel an Erfahrung als Grund an. (jha)