IT-Recht

Fallstricken in IT-Verträgen vorbeugen

Großkonzerne haben die wirtschaftliche Tragweite von IT-Verträgen erkannt und ihre Einkaufs- und Rechtsabteilungen mit Spezialisten besetzt. Deren Aufgabe ist es, mögliche Fallstricke in diesen Verträgen schon im Voraus zu verhindern. In mittelständischen Unternehmen fehlen derartige Spezialisten oft, obwohl es gerade für sie enorm wichtig ist, Zeitverzögerungen und unvorhergesehene Zusatzkosten zu vermeiden. Sie verfügen meist nicht über die Ressourcen und das Budget für nachträgliche Auseinandersetzungen. Weil neue IT-Lösungen teuer sind, muss das Investitionsrisiko so gering wie möglich gehalten werden. Wenn das Unternehmen keine eigenen Mitarbeitern hat, die vertragliche Fallen in IT-Verträgen bei den Verhandlungen identifizieren und beseitigen können, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Spezialisten.

In Firmen besteht oft der Irrglaube, dass IT-Verträge genauso zu behandeln sind wie der Einkauf von Maschinen oder sonstigen Waren. Das ist ein Trugschluss. IT-Verträge sind komplexe Gebilde, die geschäftliche Interessen der IT-Anbieter mit denen der Anwenderunternehmen in Einklang bringen müssen. Weder das Bürgerliche Gesetzbuch noch das Handelsgesetzbuch enthalten spezielle Vorschriften zu IT-Verträgen. Deshalb ist es von großer Wichtigkeit, dass die gegenseitigen Rechte und Pflichten im Vertrag genau spezifiziert werden, um spätere Auseinandersetzungen etwas über ungeplante Zusatzkosten zu vermeiden.

Viele Besonderheiten

Die Besonderheiten von IT-Verträgen zeigen sich schon bei der Produktbeschreibung: Während es bei Serienprodukten wie Autos oder Kaffeeautomaten ausreicht, die Typenbezeichnung in den Kaufvertrag aufzunehmen, genügt das im IT-Sektor nicht. Erwirbt der Kunde zum Beispiel eine ERP-Software, sagt deren Bezeichnung oft nichts darüber aus, welche Funktionen (beispielsweise im Bereich Materialwirtschaft, Produktion, Finanz- und Rechnungswesen, Verkauf und Marketing) der Käufer erwarten kann. Wird die gewünschte Funktionalität im Vertrag nicht detailliert genug beschrieben, kann es sein, dass sie in der gekauften Software so nicht vorhanden ist und gegen Aufpreis individuell entwickelt werden muss.

Enthält der Vertrag keine Angaben zum erforderlichen Hardwarekonzept, ist es möglich, dass die gesamte vorhandene Hardware aufgerüstet werden muss, damit die gewünschten Antwortzeiten bei der Dateneingabe oder -abfrage erreicht werden. Diese Zusatzkosten trägt, wenn nicht anderes vereinbart wird, im Zweifel der Kunde.

Ist das vom Anwenderunternehmen genutzte Rechnungslayout nicht im vertraglich fixierten Standard der ERP-Software vorhanden, muss sie aufwändig angepasst werden.

Enthält der IT-Vertrag keine genaue Spezifikation der gewünschten Funktion und Einsatzbedingungen, muss der Kunde die Funktionsabweichungen entweder akzeptieren oder ungeplante Zusatzkosten in Kauf nehmen. Darüber hinaus können Folgekosten auch nach erfolgreicher Implementierung eines Systems auftreten, zum Beispiel beim nächsten Releasewechsel.

Softwarepflegeleistungen (zum Beispiel Hotline- Support oder Lieferung von Patches) werden von vielen Anbietern nur für die jeweils aktuellen Release-Stände erbracht. Doch was tun, wenn der Kunde individuelle Anpassungen programmieren lässt, die mit dem neu gelieferten Release nicht kompatibel sind? Tritt dann ein Problem mit der Standardsoftware auf, muss der Kunde es entweder hinnehmen oder das neue Release einspielen und die individuellen Anpassungen gegen Zusatzkosten auch an den neuen Release-Stand anpassen lassen. Ist im IT-Vertrag jedoch die Aufwärtskompatibilität der Individualanpassungen vereinbart, dann dürfen Release-Einspielungen nicht zu unvorhergesehenen Folgekosten für die Anpassung der Individualentwicklungen an einen neuen Release-Stand führen. Die Aufwärtskompatibilität von solchen Individualanpassungen ist in den meisten Fällen keine Standardleistung und bedarf bei den meisten Anbietern einer gesonderten Vereinbarung.