Der Zeit- und Kostenaufwand für den Support sowie die Sicherheitsrisiken stellen seit jeher gravierende Argumente gegen den breiten Einsatz von PDAs und Smartphones in Unternehmen dar. Zwar tragen die zunehmend leistungsfähigen Handheld-Geräte mit dem Zugriff auf E-Mails, Adress- und anderen zentralen Firmendaten dazu bei, dass mobile Mitarbeiter auch unterwegs schnell und effizient ihren Job erledigen können. Doch während Desktops und Notebooks längst zentral administriert und vor allem entsprechend den Benutzerrichtlinien und Security Policies abgesichert werden, bewegt sich ein Großteil der PDAs und Smartphones noch im ungesicherten benutzerrechtsfreien Raum. Anstatt durch Policy-konforme Einstellungen wird die Nutzung der Geräte häufig nur durch mündliche oder schriftliche Vorgaben geregelt. Dies gilt vor allem für Windows-Mobile-Geräte, die die von ihren PC-Pendants bekannte Autorisierungsmechanismen bisher kaum unterstützen. RIMs Unternehmenslösungen für Blackberry-Devices dagegen enthalten beispielsweise neben E-Mail-Push zahlreiche Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen - die Geräte eignen sich dafür jedoch weniger gut für den Abruf zentraler Unternehmensdaten und -applikationen als dies etwa mit Windows-Devices möglich ist.
Bislang gibt es nur einige wenige Administrations-Tools, mit denen Benutzerrechte und Sicherheitseinstellungen in Windows Mobile konfiguriert werden können. Auch diese greifen häufig zu kurz, da auf Smartphones jeder Benutzer automatisch Admin-Rechte erhält und damit Konfiguration und Software leicht aushebeln kann.
Der 2002 gegründete Softwarehersteller Ubitexx GmbH hat aus dieser Not eine Tugend gemacht und sich auf Mobile-Device-Management-Lösungen für Windows-Geräte spezialisiert. Dabei wird die Benutzerrechteverwaltung "Ubi Control" als Dienst auf dem Pocket-PC oder Smartphone installiert. Die Anwendung überwacht anhand einer vorgegebenen Policy, welche Funktionen und Applikationen der Benutzer ausführen darf und welche nicht. Damit nicht genug, können Unternehmen Einstellungen für Internet Explorer, Kameramodul, WLAN oder Bluetooth einfrieren. Nicht gewünschte Anwendungen, wie die Einrichtung eines privaten E-Mail-Accounts, aber auch Verzeichnisse werden einfach durch Manipulation der Benutzeroberfläche "ausgeblendet" und sind für den Nutzer fortan unsichtbar.
Zentral steuern lässt sich Ubi Control over the Air durch den kostenlos bereitgestellten "Ubi Manager Web". Die Web-basierende Anwendung (in Kürze erscheint auch eine kostenpflichtige Lösung für den Betrieb auf einen Unternehmensserver) ermöglicht es Administratoren, Policies in Form einer Black-/Whitelist zu definieren und per E-Mail auf beliebig viele mobile Endgeräte zu verteilen. Beim Eingang der Policy-Mail erkennt Ubi Control diese automatisch im Posteingang von Pocket Outlook, nimmt etwaige Veränderungen im Gerät vor und löscht die Mail wieder. Der Benutzer nimmt von alledem nichts wahr, so Ubitexx.
Abgerundet wird das Angebot durch die ebenfalls über Ubi Manager verwaltbaren Module "Ubi Install" und "Ubi Set & Go". Ubi Install automatisiert die zeitaufwändige Erstinstallation von Software, das heißt, IT-Manager müssen nicht mehr jedes Gerät einzeln in die Hand nehmen, um Verschlüsselungssoftware, Firewall oder VPN-Client neu aufzuspielen, beziehungsweise zu aktualisieren. Das Fernkonfigurierungs-Tool Ubi Set & Go wiederum ermöglicht es, Einstellungen wie Netzparameter oder Mail-Settings via Activesync auf die mobilen Endgeräte aufzuspielen.
Die Software unterstützt aktuell die Betriebssysteme Windows Mobile 2003 und 2005, diese werden unter anderem in der MDA-Serie von T-Mobile, Vodafones VPA-Reihe oder den XDA-Geräten von O2 eingesetzt. Die Ubi-Control-Lizenz kostet ab zehn Nutzern 59 Euro je Gerät, weitere Preise auf Anfrage. (mb)