Bereits heute werden in vielen Unternehmen Systeme eingesetzt, die Anforderungen wie E-Mail, Dateifreigaben und Telefonie unterstützen; doch meistens sind diese Systeme nicht integriert, was eine effiziente Kommunikation erschwert. Mittels Unified Communications sollen deshalb vier wesentliche Ziele erreicht werden: Integration der Unternehmenskommunikation, Unterstützung der Teams und Arbeitsbereiche, Verbindung von Menschen, Prozessen und Informationen sowie ein ortsunabhängiges Arbeiten – möglichst in der den Benutzern bereits vertrauten Arbeitsumgebung. Hauptanliegen ist es also, die teilweise ineffiziente Kommunikation bei gleichzeitiger Reduktion von Komplexität und Kosten zu verbessern und somit die Produktivität zu steigern.
Ein typischer Ansatz für die Einführung von Unified Communications and Collaboration (UC&C) besteht aus vier Phasen: Analyse und Planung, Entwurf der Architektur, Design, Build und Test sowie Deployment.
Phase 1: Vor der Einführung von Unified Communications & Collaboration im Unternehmen steht die Analyse: Wie ist der gegenwärtige Stand der Infrastruktur? Welche Unternehmensanforderungen gibt es? Wodurch lassen sich diese besser erfüllen? Basierend auf dieser Analyse entsteht ein detaillierter Plan, der alle wichtigen und notwendigen Schritte von der Planung über Architektur und Design bis hin zur Realisierung beschreibt. Bereits jetzt sollte auch überlegt werden, wie am schnellsten "Quick Wins" realisiert werden können – also sofort sichtbare Ergebnisse. Und schließlich ist in vielen Unternehmen eine Business-Case-Berechnung erforderlich, welche die Kosten für Anschaffung und Betrieb der UC&C-Umgebung dem zu erwartenden Nutzen gegenüberstellt.
Phase 2: Sind Planung und Kosten genehmigt, wird die UC&C-Architektur entworfen, die das gesamte System und dessen Schnittstellen zu bestehenden oder neu aufzubauenden Systemen beschreibt. In dieser Phase muss der Architekt immer das gesamte Bild vor Augen haben und alle Schnittstellen und Abhängigkeiten zu den anderen Systemen überblicken. Oft ist auf bestehende Systeme Rücksicht zu nehmen und infolgedessen auch gleich ein Migrations- beziehungsweise Koexistenzbetriebskonzept zu entwerfen. Doch nicht nur die technische Architektur ist detailliert auszuarbeiten, genauso wichtig ist die Definition der operationalen Architektur: Wie soll die zukünftige Lösung betrieben werden?
Phase 3: Nach Abnahme der Architektur durch die verantwortlichen Gremien folgt die Designphase, in der die komplette Umgebung sowie die einzelnen Systeme mit ihren Schnittstellen definiert werden. Anschließend werden die Systeme aufgebaut (Build) und gemäß den beschriebenen Anwendungsfällen ("Use Cases") getestet. Erst nach erfolgreichem Abschluss von Einzel-, Integrations- und Abnahmetests kann das Deployment beginnen.
Phase 4: Im Deployment werden die beschriebenen Architekturen und Designs in der Produktion aufgebaut und dem Betrieb übergeben. Hierzu ist ein detaillierter Ablaufplan erforderlich, der die vielen Abhängigkeiten berücksichtigt.
Die Erfahrung zeigt, dass komplexe Infrastrukturen in Form von Releases eingeführt werden sollten. Im Fall einer Microsoft-basierenden Lösung ist es etwa sinnvoll, die Einführung von Unified Communications im Unternehmen mit der Einführung von Microsoft Exchange 2007 zu beginnen und das System dann mit Office Live Communication Server 2007 zu erweitern. Generell sollte darauf geachtet werden, die neue Funktionalität Schritt für Schritt und in stetiger Abstimmung mit den Endanwendern zuzuschalten, damit sich diese an die unterschiedlichen Neuerungen wie etwa Voice-Zugriff auf die Mailbox gewöhnen können. Nicht zuletzt ist die Kommunikation in Unternehmen ein erfolgskritischer Faktor: Verfügbarkeit, Sicherheit, Endbenutzerfreundlichkeit, Betrieb und Kosten sollten deshalb im Mittelpunkt der Anstrengungen stehen. (mb)
