Reduzierter Administrationsaufwand, gesenkte Kosten

Den größten Vorteil für VoIP aus Sicht der IT-Administration sieht Heinze im extrem reduzierten Aufwand, wenn beispielsweise Mitarbeiter den Standort wechseln oder gar bei Umzügen ganzer Standorte. "Innerhalb einer Viertelstunde sorge ich von der Zentrale aus dafür, dass ein neuer Mitarbeiter am Standort Neustadt telefonieren kann", berichtet er, "wir müssen nicht mehr wie früher auf einen Techniker warten und eventuell sogar Telefonkabel verlegen, geschweige denn selbst dorthin fahren.” Umzüge, die das Unternehmen pro Mitarbeiter mindestens 300 Euro kosteten. Bei durchschnittlich zwei bis drei Umzügen pro Woche ergab dies einen nicht zu vernachlässigenden Kostenblock.

Zudem ist die vereinheitlichte Netzinfrastruktur, die jeden Arbeitsplatz verkabelt, flexibler als das Patchen von Telefonleitungen. Hier wird das IP-Telefon nicht mehr über den Kabelanschluss, sondern über seine IP-Adresse identifiziert und kann per Software umkonfiguriert werden. Wechselt ein Mitarbeiter an einen anderen Arbeitsplatz, so meldet er sich einfach über sein mobiles Profil am IP-Telefon an. Die VoIP-Lösung bietet somit sowohl für den Administrator als auch für den Anwender ein hohes Maß an Flexibilität und gewährleistet einen komfortablen Service für mobile Mitarbeiter.

Doch nicht nur über den reduzierten Administrationsaufwand rechnet sich VoIP. Bei Tecan konnten die direkten Telefonkosten um 20 bis 25 Prozent gesenkt werden. Dabei lagen allein die innerörtlichen Gesprächsaufkommen in der Vergangenheit bei etwa 500 Euro im Monat - bei den Auslandsgesprächen um ein entsprechend Vielfaches höher.

Nach der Umstellung wollten sich die Mitarbeiter zunächst nur ungern von ihrem "running system", sprich dem analogen Telefon, trennen. Heinze musste viel Überzeugungsarbeit leisten, bis er alle Beteiligten für die neuen VoIP-Telefone begeistern konnte. Das war nicht einfach, denn die größten Vorteile von VoIP waren für die Mitarbeiter nicht auf den ersten Blick sichtbar. Für den IT-Manager ist dies vor allem die einfachere Administration bei Umzügen von Mitarbeitern in andere Büros oder Niederlassungen. Indirekt profitieren sie dennoch davon, da in jedem Büro unmittelbar sämtliche VoIP-Funktionen verfügbar sind. Schließlich freundeten sich alle mit den Anwendungen des neuen Systems an. Allerdings mit einer Ausnahme, wie Heinze einräumt: "Unsere Mitarbeiter mögen es nicht so gerne, sich an einem anderen Telefon über das mobile Profil und ihr Passwort anzumelden", beobachtet Heinze. Pragmatisch, wie sie sind, haben die Tecan-Beschäftigten bereits einen Workaround gefunden. Wer den Arbeitsplatz wechselt - und sei es nur für wenige Stunden - klemmt sein Telefon unter den Arm und nimmt es einfach mit…