Was die Vergangenheit betrifft, bedeutet das: Alte Firmendokumente, in der Regel Microsoft-Dateien, müssen in die neuen Formate konvertiert werden. Aber selbst wenn alle Dokumente erfolgreich in das Open-Document-Standardformat überführt werden können, ist das Unternehmen noch nicht auf der sicheren Seite. Der Grund liegt auf der Hand: Jedes Unternehmen tauscht Dokumente mit Geschäftspartnern aus. Und da die heutige IT-Welt immer noch sehr Microsoft-lastig ist, verwenden die Partner oft Word, Excel und Co.
Grundsätzlich gilt: Wer nur einfach formatierte Dokumente nutzt, hat kaum Probleme. Open Office kann solche Dokumente problemlos importieren, bearbeiten und auch wieder in Quellformat speichern. Über Dateifilter können Sie MS-Office-Formate direkt in den entsprechenden Open-Office-Komponenten öffnen und bearbeiten. Umgekehrt können Sie Open-Office-Dateien als Word-Dokument, Excel-Tabelle oder Powerpoint-Präsentation speichern, unter anderem als MS-Office 97/2000/XP. Aber auch MS-Dokumentvorlagen können Sie importieren und bearbeiten.
Um eine Microsoft-Office-Datei mit Open Office zu lesen oder zu bearbeiten, müssen Sie in Open Office die MS-Datei nur öffnen. Die Konvertierung erfolgt dabei automatisch. Um eine Open-Office-Datei in ein MS-Format zu exportieren, wählen Sie in Open Office den Befehl Datei, Speichern unter.
Statt der Einzelkonvertierung können Sie mehrere MS-Office-Dokumente und -Vorlagen auch im Batchverfahren umwandeln. Kopieren Sie hierzu die MS-Dokumente oder Vorlagen in ein speziell dafür angelegtes Verzeichnis. Über die Befehle Datei, Assistenten, Dokumenten-Konverter starten Sie die Stapel-Konvertierung. Danach legen Sie das Quellformat fest, geben an, ob es sich um Dokumente oder Vorlagen handelt, und spezifizieren Quell- und Zielverzeichnisse. Mit der Bestätigung werden alle MS-Dokumente des Quellverzeichnisses konvertiert und als Open-Office-Dokumente im Zielverzeichnis abgelegt.
Im Normalfall erfolgt die Konvertierung ohne Formatverluste. Dies gilt aber nur für einfache Dokumente, die keine Makros, proprietäre Grafiken, komplexe Formatierungen und Elemente wie Fußnoten, Tabellen oder Indizes enthalten.
Enthalten Dokumente eines oder mehrere dieser Elemente, können sehr wohl Probleme auftreten. Besonders kritisch wird es bei Elementen, die in der Open-Office-Umgebung nicht zur Verfügung stehen. In diesem Fall verliert das importierte Dokument Teile seiner Funktion oder gar seines Inhalts. Dies trifft etwa auf Excel-Tabellen zu, die per OLE in einem Word-Dokument eingebunden sind. Steht der Datenserver Excel nicht mehr zur Verfügung, kann er dem Open-Office-Konverter auch nicht mehr die Inhalte der verknüpften XLS-Datei liefern.
Eine Vielzahl von Problemen hat ihre Ursache in konzeptionellen Unterschieden der beiden Programme. Ein Beispiel ist die Übernahme von Serienbriefdokumenten, für die ein anderes Word-Dokument als Datenquelle dient. Da Writer nur mit Open-Office-Datenquellen umgehen kann, löscht die Textverarbeitung bei der versuchten Übernahme alle Felder mit Bezug zu externen Datenquellen. Dies gilt auch für Microsoft-Office-Dokumente, die etwa mit Schaltflächen und Optionsfeldern aus der Steuerelement-Toolbox bestückt sind. Open Office zeigt die Controls zwar an, wegen der unvereinbaren Makrokonzepte löscht es aber den zugehörigen VBA-Code.
Komplex wird die Konvertierung, wenn Sie Microsoft-Dokumente mit VBA-Code erhalten, diese unter Open Office bearbeiten, als Word- oder Excel-Datei speichern und dem Absender zurückschicken. Die Gefahr ist groß, dass in diesem Fall die aufwendig programmierten VBA-Lösungen nicht mehr einwandfrei funktionieren. Sie müssen deshalb Vorkehrungen treffen, um die VBA-Makros beim Öffnen und Speichern zu erhalten. Dies ist nicht kompliziert. Um die Makro-Übernahme in Open Office zu aktivieren, doppelklicken Sie im Menü Extras, Optionen auf Laden/Speichern. Markieren Sie den Eintrag VBA-Eigenschaften und aktivieren Sie alle Optionen.
Klappt die Konvertierung von Calc-Tabellen in das Excel-Format nicht, liegt das meist an der Verwendung von Formeln, die Excel nicht kennt. Der Formelumfang von Calc ist wesentlich größer als der von Excel. Besonders in den Bereichen Datum, Zeit und Finanzmathematik bietet Calc viel mehr als sein Microsoft-Pendant.
Leider gibt es in der Dokumentation keine Vergleichsliste. Der Nutzer ist auf sich selbst angewiesen, wenn er Formate vermeiden will, die von Excel nicht unterstützt werden. Immerhin: Findet der Calc-Exportfilter eine solche Formel, ersetzt er sie durch den berechneten Zellenwert. Formatvorlagen für Seiten und Zellen berücksichtigt der Konverter aber grundsätzlich nicht, da es dafür keine Excel-Gegenstücke gibt.
Ein spezielles Problem stellen in Dokumente eingebundene Makros dar. Makros sind besonders in Unternehmen eine häufig genutzte Methode zur Erweiterung der Office-Automation. Nicht selten werden ganze Workflows zwischen Abteilungen mit Hilfe spezieller Makros automatisiert.
Leider können MS-Office-Makros nicht nach Open Office übernommen werden ? zweifellos ein zentraler Nachteil einer Open-Source-Migration. Dabei verfügt auch Open Office über ein internes Programmiersystem, mit dem sich Makros aufzeichnen und programmieren lassen. Als Programmiersprache kommt in beiden Fällen eine Basic-Variante zum Einsatz. Beide Systeme verfügen über einen ähnlichen Sprachumfang, greifen aber auf völlig unterschiedliche Art auf Objekte und Eigenschaften des Dokuments oder der Office-Anwendung zu. Die Entwicklung von Konvertern scheiterte bislang an der Komplexität der Objektmodelle.
Wollen Sie Office-Makros auch weiterhin nutzen, müssen Sie diese neu schreiben oder manuell überführen. Zur Programmierung steht unter Open Office eine Entwicklungsumgebung bereit, die Sie über Extras, Makros und Bearbeiten aufrufen. Möchten Sie die Makros aus Microsoft-Office-Dateien überführen, können Sie diese in Open Office laden. Sie haben dann die Möglichkeit, den Makrocode im Open-Office-Editor einzusehen. Einer Bearbeitung des Codes in der integrierten Entwicklungsumgebung von Open Office steht nichts im Wege, der veränderte Code wird korrekt gespeichert.
Kleinere Probleme beim Importieren können Sie meist verhindern, indem Sie MS-Dokumente vorbereiten. Besonders wichtig ist, dass der ursprüngliche Text korrekt formatiert ist. Etwa dass alle Formatierungen mit Absatz- und Zeichenformatvorlagen realisiert werden, anstatt mit Leerzeilen und manuellen Einrückungen zu arbeiten.
Komplexe Spreadsheets müssen auf Formeln und Add-ins überprüft werden. Einige Finanzfunktionen, die Datumsangaben als Zeichenketten akzeptieren, erwarten unter Calc etwa eine serielle Zahl. Eingefügte
Hyperlinks stellt Calc zwar richtig dar, bietet sie aber nicht als Formeln an. Mangels VBA-Unterstützung werden auch benutzerdefinierte Formeln aus Calc nicht nach Excel übernommen. Diagramme werden in der Regel korrekt transferiert. Calc überführt einzelne Diagramme jedoch ? unabhängig von der Anzahl der Datenreihen ? in andere Typen als das Original.
In den vorherigen Abschnitten haben wir den Dokumententransfer von MS-Office nach Open Office betrachtet. Wie aber sieht es in umgekehrter Richtung aus? Die Umwandlung von Open-Office-Dokumenten in Microsoft-Formate klappt wesentlich besser. Die zahlreichen Exportfilter von Open Office erlauben es, Dokumente in fast jedem beliebigen Format abzuspeichern.
Nicht alle angebotenen Formate liefern allerdings gleich gute Resultate. Die besten Ergebnisse lassen sich mit der Filtervariante 97/2000/XP erzielen. Auch wenn das Zielsystem Office 2003 oder 2007 ist, sollten Sie den angebotenen XML-Filter links liegen lassen, weil er Dokumente oft fehlerhaft exportiert.
Störungen gibt es dort, wo Open-Office-Funktionen verwendet wurden, die unter MS-Office kein Gegenstück haben. Probleme können aber auch daraus entstehen, dass unter Windows andere Schriftarten als unter Linux üblich sind. Open-Office zeigt in umgewandelten Dokumenten zwar die Windows-Schrift an, für den Ausdruck wird aber eine Ersatzschrift verwendet. Der Open-Office-Nutzer sollte sich deshalb auf Schriftarten beschränken, die auch unter Microsoft-Office verfügbar sind.
