Beim Öffnen des Dokuments lädt Open Office automatisch die aktuellste Version. Möchten Sie hingegen eine ältere Version aufrufen, erledigen Sie das ebenfalls über die Versionsverwaltung. Wählen Sie die gewünschte Version aus, und klicken Sie auf Öffnen. Allerdings ist dieses Dokument schreibgeschützt. Um trotzdem mit der alten Version arbeiten zu können, speichern Sie diese unter einem neuen Namen, so dass der Schreibschutz aufgehoben wird.
Ein von vielen Open-Office-Nutzern als wichtig erachtetes Merkmal ist das Vorlagenkonzept. Im Gegensatz zu anderen Office-Lösungen beschränkt sich Open Office nicht nur auf die üblichen Konzepte wie Absatzvorlagen. Es ist auch möglich, in Tabellenkalkulationen und bei Präsentationen indirekte Formatierung zu verwenden. Für das Zuweisen, Bearbeiten, Erstellen und Löschen von Vorlagen zuständig sind die Formatvorlagen.
Vorlagen lassen sich auf zwei Arten definieren: Zum einen kann eine Vorlage zunächst wie gewohnt neu angelegt und für die spätere Verwendung bereitgehalten werden. Zum anderen lässt sich seit der Version 2 von Open Office eine Formatierung bequem aus einem Dokument heraus übernehmen. Sie ziehen das Element mit der Maus auf das entsprechende Register der Palette Formatvorlagen, zum Beispiel Stilvorlagen, um eine neue Vorlage zu erzeugen. Im folgenden Dialog Vorlage erzeugen tippen Sie eine Bezeichnung ein und bestätigen mit OK.
Verschiedene Vorlagen lassen sich auch miteinander kombinieren. So erhalten Sie etwa durch die Verknüpfung der Absatzvorlage Überschrift mit einer Nummerierungsvorlage eine Kapitelnummerierung. Diese Funktion ist aber nicht auf die Textverarbeitung beschränkt. Im Modul Calc lassen sich mit Hilfe von Zellvorlagen komplexe Formatierungen problemlos auch für andere Zellen verfügbar machen. Nachträgliche Änderungen können dann in einem Schritt zentral erledigt werden. All diese Funktionen erleichtern den Umgang mit komplexen Dokumenten und Tabellen.
Open Office 1.x verfügte bereits über rudimentäre Datenbankfunktionen. Allerdings waren diese nicht besonders vielfältig, und der Zugriff beschränkte sich auf bestehende Datenbanken. Deutlich besser ist die aktuelle Open-Office-Version ausgestattet, die dem Nutzer mit Base eine vollständige Datenbankfunktion zur Verfügung stellt.
Praktisch: Mit Hilfe eines Tabellenassistenten lassen sich Datenbanken relativ einfach erzeugen. Ein eigenständiger Datenbank-Server wird nicht benötigt, weil Open Office alle dafür notwendigen Funktionen mitbringt. Davon profitieren in erster Linie kleinere Unternehmen.
Wichtigster Punkt für die Arbeit mit einer Datenbasis ist die Datenquellen-Ansicht, die Sie mit Ansicht, Datenquellen oder der Funktionstaste <F4> aktivieren. Im oberen Bereich des Fensters sehen Sie links den Datenquellen-Explorer, in dem Sie durch die Datenquellen und ihre Bestandteile navigieren können. Rechts davon werden die jeweiligen Daten anzeigt. Eigene Datenquellen binden Sie ein, indem Sie im Datenquellen-Explorer den Befehl Datenquellen verwalten aufrufen. Es öffnet sich ein Dialog, in dem die vorhandenen Datenquellen aufgelistet werden oder eine neue Quelle hinzufügt wird.
Hand in Hand mit der Base-Datenbankfunktion geht das Writer-Feature Serienbriefe. Als Datenquelle für die Adressen kann etwa eine Calc-Tabelle verwendet werden, die Sie über Datei, Neu, Datenbank als neue Datenquelle registrieren. Daraufhin öffnet sich der Datenbank-Assistent, der Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung begleitet.
Im ersten Schritt wählen Sie die Option Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen und markieren in der Auswahlliste den Typ Tabellendokument. Im folgenden Dialog Verbindung zu Tabellendokumenten einrichten klicken Sie auf Durchsuchen und wählen im Datei-Browser die gewünschte Tabelle aus. Anschließend wählen Sie die Option Ja, die Datenbank soll angemeldet werden. Verlassen Sie den Datenbank-Assistenten mit einem Klick auf Fertigstellen.
Sie müssen nun einen Namen und Speicherort für die Datenbank eingeben, die Sie soeben aus Ihrem Tabellendokument angelegt haben. Klicken Sie dann auf Speichern, um diesen Schritt abzuschließen. Die Datenbank erscheint nun dauerhaft im Datenquellen-Browser.
Ihre letzte Aufgabe dreht sich um das Schreiben des Briefs und die Verknüpfung mit dem Datenmaterial. Blenden Sie mit <F4> den Datenbank-Browser ein. Die Datenbank finden Sie unter dem bei der Einrichtung angegebenen Namen. Öffnen Sie den Punkt Tabellen, Tabelle 1, so dass die Werte aus der Tabelle angezeigt werden.
In den Serienbrief fügen Sie die entsprechenden Felder aus dem Datenbankbrowser ein: über Einfügen, Feldbefehl, Andere, Datenbank, Serienbrieffeld. Den fertigen Serienbrief speichern Sie als Textdokument; um die Briefe auszudrucken, klicken Sie auf Serienbrief.
Sehr gut für Unternehmenszwecke geeignet sind die PDF-Features von Open Office. Unkompliziert können Sie damit PDF-Dokumente in verschiedenen Qualitätsstufen erzeugen. Ebenfalls praktisch: In Version 2 lassen sich sogar PDF-Dokumente mit integrierten Hyperlinks generieren. Die Links können in das Internet zeigen oder auf andere Bereiche innerhalb des Dokuments verweisen.
Außerdem werden beim Export die Notizen aus einem Dokument in die PDF-Datei übernommen, und Lesezeichen können verarbeitet werden. Open Office kann Dokumente beim PDF-Export auch schützen, um das Kopieren von Inhalten oder den Ausdruck zu unterbinden.
Der PDF-Export in Open Office erhält ferner Einstellungen für die Komprimierung von JPEG-Dateien: wahlweise mit DCT-Kompression oder per LZW-Verfahren.
Angefangen bei Clipart-Grafiken bis hin zu Logos ? in Textdokumenten eingebundene Grafikelemente stellen sowohl im Privatbereich als auch in Business-Umgebungen ein probates Stilmittel dar. Solche Elemente verwalten Sie in Open Office mithilfe der Gallery. Über Extras, Gallery blenden Sie den Helfer im oberen Sektor des Arbeitsbereiches ein. Durch einen Klick auf die diversen Kategorien blättern Sie durch die Themen. Im nebenstehenden Bereich zeigt Ihnen das Tool eine Vorschau an. Möchten Sie eine Grafik verwenden, fügen Sie das Element wie gewohnt per mit der Maus in Ihr Dokument ein.
Eigene Grafiken, zum Beispiel Firmenlogos oder häufig verwendete Symbole können Sie ebenfalls in dauerhaft in der Gallery verfügbar machen. Dazu erzeugen Sie einfach eine neue Bibliothek, indem Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Neues Thema klicken. Im daraufhin angezeigten Dialog geben Sie im Register Allgemein zunächst einen Namen für das Thema ein. Anschließend wählen Sie im Register Dateien die gewünschten Elemente aus und fügen sie der Gallery hinzu.
Praktisch: Neben Grafiken lassen sich über die Gallery auch Präsentationshintergründe und Klänge verwalten.
Einer der heikelsten Punkte bei einer Desktop-Migration nach Linux ist der Dokumentenaustausch. Proprietäre Formate ? hauptsächlich von Microsoft ? müssen in die neuen Open-Document-Standardformate von Open Office überführt werden. Zwar kann ein Unternehmen ad hoc beschließen, zukünftig ausschließlich mit Open Office und den damit verbundenen Formaten zu arbeiten. Aber die eigene Vergangenheit sowie die Beziehungen zur Außenwelt schieben dem einen Riegel vor.
