Rund 80 Millionen Downloads belegen die hohe Verbreitung und den Erfolg von Open Office. Gleich mehrere Faktoren sprechen für die Installation von Open Office (rund 125 MB).
Zunächst einmal läuft die Software auf den wichtigsten Plattformen, darunter Linux, Windows und Mac. In der Praxis ebenfalls interessant ist, dass Open Office in Dutzenden Sprachversionen angeboten wird. Doch die größte Anziehungskraft dürfte der Preis ausüben: Open Office ist kostenlos. Auch im Unternehmensbereich ? und hier besonders im Mittelstand ? steigt die Akzeptanz, da keine Lizenzgebühren oder versteckte Kosten anfallen. Hinzu kommen ein breit gefächertes Funktionsspektrum und eine hohe Kompatibilität zu den Microsoft-Office-Programmen.
Wir zeigen nachfolgend, welche herausragenden Merkmale Open Office bietet und informiert, was vor der Migration von Microsoft Office zu beachten ist.
Trotz der zuvor erwähnten Vorteile sind immer noch viele Entscheider skeptisch, was den Einsatz im Unternehmensbereich betrifft. Die Gründe dafür sind vielfältig. Beispielsweise wird der Vorteil der Kostenfreiheit ? im Privatbereich ein wichtiges Argument ? nicht so hoch angesiedelt. Stattdessen stehen hier oft andere Entscheidungskriterien im Vordergrund, die Zweifel an einer erfolgreichen Migration aufkommen lassen. Etwa die Furcht, dass der Funktionsumfang des Programms für das anstehende Tagesgeschäft nicht ausreicht oder gravierende Probleme beim Dokumentenaustausch drohen.
Dabei übersehen viele Nutzer, dass Open Office keinesfalls eine Kopie von Microsoft Office ist. Ganz im Gegenteil: Die Entwicklung von Open Office wird von einer globalen Community vorangetrieben. Diese Gemeinschaft umfasst freie Programmierer, Universitäten und auch bekannte IT-Unternehmen wie IBM, Novell und Sun. Diese breite Unterstützung hat in der Praxis zwei Vorteile: Die Tatsache, dass Open Office sich nicht im Besitz eines Unternehmens befindet, verhindert, dass das Projekt urplötzlich von der Bildfläche verschwindet. Für Privatanwender und Business-Nutzer erhöht diese Unabhängigkeit die Planungssicherheit.
Der zweite Vorteil der gemeinsamen Entwicklung dreht sich um Qualität der Software. Je mehr Programmierer sich um ein Projekt kümmern, desto zuverlässiger ist das Endprodukt. Von den Nutzern in der Praxis entdeckte Fehler werden wesentlich schneller ausgemerzt, als dies bei kommerzieller Software der Fall ist. Interessant ist die Vorgehensweise: Ein neu entdeckter Programmfehler wird nach einer ersten Sichtung und Bewertung bestätigt und an die dafür zuständigen Entwickler weitergeleitet. Diese beheben den Fehler schnellstmöglich und geben den Workaround danach an die Qualitätssicherung weiter, die den Bugfix ausgiebig testet. Kommen diese Tester zu einem positiven Ergebnis, wird der überarbeitete Code in die eigentlichen Sourcen integriert. Diese Form der Qualitätssicherung garantiert, dass das Produkt nahezu fehlerfrei ist.
Speziell für den Einsatz in Unternehmensumgebungen ist wichtig, dass Open Office ? im Unterschied zu Microsoft ? konsequent auf Schnittstellen und Formate setzt, die auf internationalen Standards basieren. Offene Standards wie XML und OASIS sind etwa für die steuerliche Dokumentationspflicht im Unternehmen von strategischer Bedeutung. Zudem wird der unternehmensübergreifende Datenaustausch vereinfacht.
Für die Verwendung in Unternehmen entscheidend ist auch das Optimierungs- und Einsparpotenzial. Aufgrund der freien Verfügbarkeit lässt sich die Vereinheitlichung unternehmensübergreifender Geschäftsabläufe mit einer einzigen Software realisieren: So ermöglicht der Open-Source-Ansatz die plattformübergreifende Optimierung von Geschäftsprozessen mit Lieferanten und Kunden in über 70 Sprachen.
Die von Open Office verfolgte Lizenzpolitik führt aber auch zu erheblichen Einsparungen bei den IT-Ausgaben. Steigende Kosten gehören mit dem freien Office-Paket ebenso der Vergangenheit an wie veränderte Lizenzmodelle, die zu neuen finanziellen Belastungen im Unternehmen führen. Microsoft-Kunden wissen aus eigener Erfahrung, was das in der Praxis bedeutet.
Auch erhöht die Lizenzpolitik die Rechtssicherheit in Bezug auf die Lizenzhaftung der Geschäftsführung. So müssen Erweiterungsinvestitionen, Firmenzusammenschlüsse oder Home-Arbeitsplätze nicht mit zusätzlichen Lizenzen erkauft werden.
Open Office nutzt ein XML-basiertes Dateiformat. Das Programm speichert Inhalt, Layout und Formatierungsinformationen jedes Dokuments als eigenen Satz von XML-Streams oder Unterdokumenten. Ein Open-Office-Dokument besteht aus mehreren XML-Streams.
Der Vorteil des XML-Formats: Inhalte werden in Open Office im Klartext gespeichert. Sie sind damit direkt lesbar und lassen sich weiterverarbeiten, ohne dass das Ursprungsprogramm benötigt wird. Damit ist es beispielsweise möglich, eigene Programme zu schreiben und Formulare mit Inhalten einer Datenbank automatisch ausfüllen. Außerdem ist sichergestellt, dass der Zugriff auf die Dateien auch in Jahren noch uneingeschränkt möglich ist. Das ist gerade im kommerziellen Einsatz aufgrund der langen ? vom Gesetzgeber verlangten ? Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren für Unterlagen ein nicht zu unterschätzender Vorteil.
Die Dokumente und XML-Streams werden komprimiert abgelegt. Open-Office-Dokumente belegen damit wenig Festplattenspeicher und lassen sich mit allen gängigen Programmen entpacken. Verwendet wird allerdings nicht die Endung ZIP. Vielmehr kommen ? wie bei Microsoft Office ? unterschiedliche Kennungen für die einzelnen Teilanwendungen zum Einsatz.
Das neue Dateiformat, das Open Office seit Version 2.0 nutzt, beruht weiterhin auf komprimierten XML-Dateien, folgt nun aber den Beschlüssen des Standardisierungsgremiums OASIS. Mit dem OASIS-Standardformat Open Document wird ein allgemeines Format für Office-Anwendungen definiert, um den Dokumentaustausch zu erleichtern. Neben Open Office wird es auch von KOffice als Standard-Dateiformat genutzt.
In Unternehmen hat sich Open Office nicht zuletzt auch aufgrund der Teamfähigkeit bewährt. In Firmen arbeiten typischerweise verschiedene Personen an einem Dokument. Der Hauptverfasser verantwortet das Projekt, weitere Mitarbeiter unterstützen ihn dabei, etwa indem sie das Dokument erweitern oder Korrekturen vornehmen. Auch ist es Usus, dass mehrere Personen gleichberechtigt an einem Firmendokument arbeiten. Um den verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden, stellt Open Office verschiedene Teamfunktionen bereit.
Die einfachste Variante ist die klassische Überarbeitungsfunktion, mit deren Hilfe Sie von anderen Personen durchgeführte Modifikationen im Dokument sichtbar machen können. Dadurch stellt es für den Hauptverfasser kein Problem dar zu erkennen, welcher Mitarbeiter bestimmte Änderungen vorgenommen hat. Selbstverständlich können Sie entscheiden, welche Änderungen übernommen oder verworfen werden sollen. Diese hilfreiche Funktion finden Sie im Menü Bearbeiten, Änderungen.
Doch selbst wenn die Überarbeitungsfunktion nicht genutzt wurde, können Sie an einem Dokument vorgenommene Veränderungen sichtbar machen. Möglich macht es die Funktion Dokument vergleichen, die Sie im Menü Bearbeiten finden. Damit können Sie zwei Textdokumente miteinander vergleichen, so dass Sie Unterschiede ebenfalls recht schnell ermitteln.
Bei vielen Tätigkeiten ist es oftmals nötig, verschiedene Versionen eines Dokuments anzulegen. In solchen Fällen wird die ursprüngliche Version zunächst verworfen, da ein anderer Ansatz verfolgt wird. Die zuerst angelegte Variante wird aber nicht gelöscht, sondern archiviert. Schließlich kann es sein, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt doch noch benötigt wird. Die einzelnen Varianten des Dokuments werden dann jeweils unter einem eigenen Dateinamen gespeichert. Dabei besteht die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Auch kann es vorkommen, dass die aktuellste Version aus Versehen gelöscht wird. Die in Open Office integrierte Versionsverwaltung verhindert dies.
Das Grundprinzip: Die Routine archiviert die Vorversionen, indem sie diese im aktuellen Dokument speichert. In der Praxis hat dieses Verfahren mehrere Vorteile. Außerdem wird Speicherplatz gespart, da nur die tatsächlichen Änderungen erfasst werden.
Die Versionsverwaltung rufen Sie über Datei, Versionen auf und klicken auf Neue Version speichern. Open Office blendet daraufhin einen Dialog ein, in dem Sie optional einen Kommentar zu dieser Version eingeben können. Verzichten Sie darauf, speichert Open Office lediglich Datum, Uhrzeit und Nutzername.
