Die Systeme der großen Hersteller würden Scholz zufolge immer mehr Personaldaten erzeugen und Methoden bereitstellen, um darin zu wühlen. Fragen wie "wenn meine Personalentwicklung der letzten fünf Jahre so weitergeht, wo stehe ich in fünf Jahren?", könne kaum eines der Produkte beantworten. Zu wenig werde über geeignete Datenmodelle und -strukturen nachgedacht. Diese Kritik richtet er allerdings nicht allein an die Hersteller solcher Produkte sowie die HR-Berater, die diese Software beim Kunden installieren, sondern auch an die Anwenderunternehmen. Die Nutzer seien vor allem an Suchfunktionen interessiert - Scholz spricht vom "Google-Effekt".
Viele Argumente sprechen für Speziallösungen, doch es darf nicht vergessen werden, dass sie eine Integration in die bestandsführende HR-Software erfordern. Daher unterstreichen Hersteller und Berater gern die Vorzüge integrierter Software-Suiten. Solche Argumente kennt auch Executrack-Manager Busch zu Genüge. Ihm zufolge hält sich der erforderliche Integrationsaufwand zumindest beim Talent-Management in Grenzen, da ein Datenabgleich beispielsweise zwischen ETweb Enterprise und einer HR-Lösung von SAP mitunter nur einmal im Monat stattfinden muss. "Personalstammdaten ändern sich nicht so oft." Das gilt offenbar auch für Tools für das elektronische Bewerber-Management. CSC-Beraterin Höinghaus kann bestätigen, dass solche E-Recruiting-Lösungen nicht zwingend mit den Personalsystemen integriert laufen müssen. "Firmen schauen sich vielleicht 20 Bewerbungen an, doch nur von der Person, die am Ende die Stelle bekommt, benötigen die Backend-Systeme die Daten."
E-Recruiting-Software ist deshalb bei Firmen beliebt, weil sie damit leichter Bewerber auswählen und den Stellenausschreibungen zuordnen können. Programme und Online-Dienste für das Bewerber-Management bietet zum Beispiel Stepstone. Das norwegische Unternehmen ist vor allem durch die gleichnamige Online-Stellenbörse bekannt und bietet mit "Easycruite" sowie "I-Grasp" Software beziehungsweise Mietlösungen für das elektronische Bewerber-Management ("E-Recruiting"). Letzteres Produkt richtet sich an größere Firmen und gestattet es, Online-Bewerbungen zu bewerten und eine Rangliste der Bewerber zu erstellen. Über Schnittstellen lassen sich operative HR-Lösungen wie etwa die von SAP anbinden, um beispielsweise deren Stammdatenfelder mit den Informationen zu den ausgewählten Bewerbern aus dem E-Recruitung zu füllen. Zum Portfolio von Stepstone gehört nun auch das Talent-Management: Ende 2006 hatten die Norweger Executrack für 32 Millionen Euro übernommen.
HR-Hersteller verkaufen nicht nur ihre Software, sondern vermieten sie auch ("On-Demand"). Ähnlich wie im Segment Customer-Relationship-Management versprechen Mietprodukte für HR einen schnellen Einstieg. Fachabteilungen können benötigte Funktionen rasch in Anspruch nehmen, ohne sich mit der IT-Strategie ihres Unternehmens auseinandersetzen zu müssen. Zu den Anbietern von Mietprogrammen zählt Classware aus Freiburg. Deren Produkt "HRworks" stellt Firmen eine Gruppe an Funktionen für Mitarbeiter bereit. Sie beantragen über die Portaloberfläche der Software Reisen und rechnen diese ab. Belege wandern dann automatisch in die Buchhaltungssysteme. Die meisten Classware-Kunden mieten die Funktionen.
Wenn Angestellte auf diese Weise an Abläufen beteiligt werden, sprechen die Hersteller neudeutsch von Employee Self-Services (kurz ESS). Viele Routinetätigkeiten wie eben Reisekostenabrechnungen, aber auch Urlaubsanträge sowie Änderungen in den Stammdaten werden durch Software weitgehend automatisiert. Abzeichnungspflichtige Anträge wandern nicht mehr in Papierform durch die Abteilungen, sondern als Eintrag in ein Workflow-System. "Solche Selbstbedienungsfunktionen sind beliebt, da Firmen damit Geld sparen können, vor allem bei Abwesenheitsmitteilungen sowie Reise- und Schulungsanträgen", so HR-Expertin Höinghaus.
Den ESS stehen Manager Self-Services gegenüber. Damit können Führungskräfte auf Informationen wie Leistungs- und Potenzialbeurteilung sowie zur Personalentwicklung zugreifen. Besagte Anträge für Urlaub und Schulungen lassen sich genehmigen sowie Personalbewertungen über elektronische Formulare vornehmen. Auch die Personalkostenplanung kann darüber erledigt werden. Je nach Komfort stehen ferner Merkmale zur Verfügung, um den Weiterbildungsbedarf der Untergebenen zu ermitteln. Statt sich Akten aus der Personalabteilung kommen zu lassen, rufen die Manager die erforderlichen Daten ab.
Nicht nur Konzerne haben Bedarf an HR-Lösungen, die mehr können als nur Lohnabrechnungen zu erzeugen. Vergangenes Jahr stellte die zum Softwareanbieter Sage gehörende S + P Software und Consulting AG aus Leipzig ein Zielvereinbarungssystem vor, mit dem Führungskräfte Ziele mit Mitarbeitern vereinbaren, verfolgen und anpassen können. Das Modul fügt sich in die übrigen S + P-Bausteine für Personalabrechnung, -Kostenplanung und -Management ein. Dabei werden die Ziele in der gleichen Datenbank abgelegt, wie die übrigen Personaldaten, so S + P-Vorstand Matthias Schneider. Sinnvoll ist die einheitliche Datenbasis, weil zur Mitarbeiterbeurteilung zum Beispiel auch Fehltage, Weiterbildung sowie das Arbeitszeitverhalten von Angestellten herangezogen würden.
Ebenfalls an den Mittelstand wenden sich Softwarespezialisten, die hier bestimmte Personalverwaltungsfunktionen abdecken. EDV Support Hartlaub beispielsweise bietet mit der der Server-Lösung "Addware Urlaubs-Manager" ein Werkzeug, mit dem Firmen Abwesenheit von Mitarbeitern verwalten können. Anwender beantragen damit zum Beispiel Urlaub. Manager erhalten so Einblick, wer warum gerade nicht da ist. Anträge und Benachrichtigungen verschickt das Programm per E-Mail, wobei sich das Tool in "Outlook" einbinden lässt.
Manche Firmen verfolgen keine hochtrabende Ziele in Sachen Personalentwicklung, sondern wollen schlicht ihre HR-Abläufe verbessern, indem sie Medienbrüche vermeiden. Der Fernsehsender Super RTL ersetzte in der Personalabteilung eine Reihe von Einzelprodukten durch das Produkt "E-Synergy" von Exact Software. Über die Portalsoftware für das Personalwesen reichen Mitarbeiter beispielsweise ihren Urlaub ein, Krankmeldungen werden durch die Personalabteilung direkt im System erfasst. Im elektronischen Kalender sind diese Abwesenheiten dann sichtbar, wobei die Kollegen im Gegensatz zu Vorgesetzen und Personalabteilung nur sehen, wie lange - und nicht warum - jemand abwesend ist. Zudem verwaltet die Personalabteilung die elektronischen Personalakten über das HR-Portal. Zuvor nutzten die Fernsehleute beispielsweise Excel-Dateien, um Fortbildungsmaßnahmen zu verwalten. Abwesenheitsmeldungen liefen in der Software "Lexware" des gleichnamigen Herstellers auf und für Urlaubsanträge mussten die Mitarbeiter im Intranet Formulare aufrufen, online ausfüllen und ausdrucken.
"Die Einführung der Software hat uns, zum Beispiel durch den papierlosen Urlaubsantrag, eine hohe Zeitersparnis bei der Verwaltung von Abwesenheiten gebracht", berichtet Katja Kämpfer aus der Personalabteilung des Senders.
Vollzugriff auf die Daten aller Mitarbeiter haben die Personalabteilung und die jeweiligen Vorgesetzten, derzeit sind das insgesamt 50 Nutzer. Darüber hinaus nehmen 98 Super-RTLer die Self-Service-Features des Portals in Anspruch, um Urlaubsanträge zu stellen beziehungsweise zu verfolgen sowie die eigenen Personalinformationen abzurufen.
