Abgesehen vom Collaboration-Modul bleiben die zahlreichen Funktionen für Wissensarbeiter dem MOSS 2007 vorbehalten. Seine Features finden sich in den verschiedenen Aufzählungen wieder, mit denen der unscharfe Begriff des ECM definiert werden soll. Dazu gehören neben dem erwähnten Web-Content-Management auch Dokumenten- und Records-Management, Workflow inklusive Genehmigungsverfahren, elektronische Formulare, Volltextsuche und Mail-Archivierung. Während das integrierte WCMS die bisherige Stand-alone-Lösung CMS 2002 vollwertig ersetzen soll, weist der MOSS beim Dokumenten- und Records-Management noch einigen Rückstand gegenüber spezialisierten Anwendern auf. Zu den offenkundigsten Lücken gehören die Erfassung von Papierdokumenten und die revisionssichere Archivierung. Allerdings springen zahlreiche Partner in diese Bresche und erweitern das Microsoft-Produkt um entsprechende Funktionen.
Das Records-Management fällt im Vergleich zu Highend-Produkten etwas mager aus, erfüllt aber die Ansprüche vieler Anwender. Konkurrenten aus der gehobenen Kategorie verfügen beispielsweise über eigene Records-Crawler, die aufbewahrungspflichtige Informationen in verschiedenen Datenquellen aufspüren. Außerdem können sie Dokumente taxieren und abhängig von der Textkategorie Aufbewahrungsregeln anwenden. Demgegenüber beschränkt sich der MOSS 2007 auf Policies, die der Administrator explizit für bestimmte Ordner oder Content-Typen festlegt. Im Unterschied zu der Vorgängerversion verfügt der neue Sharepoint-Server über ein zentrales Content-Repository, in dem Inhalte unter Einhaltung der vorgegebenen Aufbewahrungsfristen abgelegt werden. Dieser Speicher betrachtet auch E-Mails als Records, allerdings ist die Archivierung elektronischer Post primär auf den hauseigenen Exchange-Server abgestimmt (siehe: "Von Exchange 2007 profitieren vor allem große Firmen").
Das System geht auch jenseits der Aufbewahrungsthematik sensibler mit Informationen um als der SPS 2003 und achtet beispielsweise bei der Darstellung von Inhalten und Bedienelementen stärker auf die Benutzerrechte. So werden Menüpunkte, die der angemeldete User nicht ausführen darf, erst gar nicht angezeigt. Dokumentenbibliotheken listen jene Elemente nicht auf, für die keine Zugriffsrechte bestehen. Die neue Suchmaschine erfüllt die Erwartungen an Enterprise Search und präsentiert in den Ergebnisseiten keine Treffer, die auf gesperrte Dokumente verweisen. MOSS 2007 erlaubt dem Systemverwalter, alle möglichen Benutzeraktivitäten mitzuschneiden ("Auditing") und auf diese Weise Missbrauch zu erkennen.
Wie Exchange 2007 arbeitet auch der aktuelle Sharepoint-Server mit Microsofts "Information Rights Management" zusammen. Diese DRM-Software kann verhindern, dass Dokumente nach dem Check-out aus dem Repository an Dritte weitergegeben oder von Unbefugten verändert werden. Damit schließt sie eine Lücke, die ein noch so sicheres ECM-System nicht füllen kann: Das zumeist ausgefeilte Rechte-Management greift nur in der Datenbank, außerhalb ist es gegen Missbrauch wirkungslos.
