Sämtliche Mails, auch jene, die innerhalb des Unternehmens versandt werden, laufen in Exchange 2007 über einen Hub Transport. Dieser repräsentiert eine zentrale Schaltstelle für den Fluss von Nachrichten. Microsoft hat ihm daher die Aufgabe zugedacht, über eine Fülle möglicher Regeln die ein- und ausgehenden Mails zu steuern. Ein Wizard zur Definition von Policies gibt zahlreiche Bedingungen und Aktionen vor, die sich auf elektronische Post anwenden lassen. Sie können einfach nur dazu dienen, Unternehmensstandards für alle ausgehenden Nachrichten zu gewährleisten. So können Administratoren beispielsweise die Fußzeile in Mails auf Basis einer zentralen Vorgabe einfügen ? eine Aufgabe, für die bisher ein separates Signatur-Management erforderlich war.
Der vornehmliche Zweck von Regeln für den Mail-Fluss besteht aber darin, Unternehmen adäquate Werkzeuge zu bieten, mit denen sie rechtlichen Anforderungen genügen können. In gerichtlichen Auseinandersetzungen kommt elektronischer Post als Beweismittel immer größere Bedeutung zu, so dass Firmen zu Mail-Management angehalten sind. Vor allem aber verpflichten gesetzliche Vorschriften wie des Sarbanes-Oxley-Act und die GDPdU zum sorgsamen Umgang mit digitalen Informationen.
Regeln in Exchange 2007 können helfen, die entsprechenden Auflagen zu erfüllen, etwa dadurch, dass Mails archiviert werden, die bestimmte Kriterien erfüllen. Per Voreinstellung kann das System Nachrichten in Sharepoint ablegen, alternativ lässt sich dafür auch Software einsetzen, die über SMTP versandte Dokumente empfangen kann. Exchange 2007 bietet darüber hinaus zahlreiche Optionen, um unternehmensinterne Richtlinien durchzusetzen. So könnten der Nachrichtenaustausch zwischen Mitgliedern bestimmter Verteilerlisten unterbunden oder Mails, die bestimmte Begriffe enthalten, gelöscht, in Kopie an ausgewählte Personen gesendet beziehungsweise zum Absender zurückgeschickt werden. Die Integration mit Microsofts DRM-System "Information Rights Management" erlaubt es zudem, mit Hilfe solcher Regeln die Berechtigungen von Nutzern einzuschränken, etwa die Weiterleitung von Mails oder das Ausdrucken zu unterbinden.
