die Stärken und Schwächen gängiger ECM-Produkte;
wie es um ihre Praxistauglichkeit bestellt ist;
wie gut sie in Microsoft Office integriert sind.
Wer sich heute für Software zur Verwaltung strukturierter und unstrukturierter Informationen interessiert, sieht sich einer großen Produktvielfalt, zahlreichen Techniken und Akronymen gegenüber. Ein solcher ist der Sammelbegriff Enterprise-Content-Management (ECM), der sich aber nur langsam gegen die Bezeichnungen Dokumenten- oder Web-Content-Management durchsetzt. Auch zur Ordnung der Produktkategorien und einem tieferen Marktverständnis der Anwender hat der Begriff nur wenig beigetragen.
Zumindest aber reift dank ECM die Einsicht, dass in Projekten außer über die (zum Teil seit langem verfügbare) Technik, mit der sich Content erfassen, verwalten, speichern, langfristig aufbewahren und verteilen lässt, unbedingt über Geschäftsprozesse, gesetzliche Vorschriften, Richtlinien und die Endbenutzer nachgedacht werden muss. Deshalb raten die Spezialisten der DMS-Akademie aus Gräfelfing dazu, die Auswahl auf eine detaillierte Vor- und Machbarkeitsstudie zu stützen. Hilfreich kann hierbei ein am Projektalltag orientierter und auf Labortests basierender Produktvergleich sein, den die DMS-Akademie in Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister Pentadoc jetzt mit dem "ECM Vergleichstest 2005" vorgelegt hat.
Die Untersuchung beschränkt sich in ihrer ersten Ausgabe auf hierzulande verbreitete Produkte der Hersteller Elo Digital Office, Saperion, Optimal Systems und SER (siehe Kasten "Mehr Licht in den Markt"). Getestet wurden wesentliche ECM-Funktionen sowie zwei Anwendungsszenarien (siehe Kasten "Im Praxistest") durchgespielt. Das Gesamtergebnis vorab: keines der Angebote konnte die Bestnote eins erzielen. Dennoch seien alle Produkte gut für den Aufbau von ECM-Lösungen geeignet, weisen aber im Detail große Unterschiede auf. Grundsätzlich ist ihre Installation, abgesehen von Änderungen bei den Datenbankeinstellungen, problemlos. Auch die Konfiguration (Anlegen von Masken etc.), der Aufbau verteilter Lösungen sowie kundenspezifische Anpassungen (mit Visual Basic u.ä.) werden von allen Produkten gut unterstützt. Allerdings bleibt die Konfiguration insgesamt Sache versierter Administratoren.
