Eine Workflow-Integration gibt vor allem dort Sinn, wo sich Arbeitsabläufe häufig wiederholen oder wo der Geschäftsprozess einer definierten Reihe von Bearbeitern zugestellt werden muss. Für die Workflow-Kopplung mit der Lotus-Welt existierte bisher das SAP-Produkt "SAP Business Workflow Integration für Notes/Domino", das aber durch das Wartungsende der Sapforms-Schnittstelle im Oktober 2005 nicht mehr verwendet werden kann. Einige Drittanbieter verfügen über Lösungen, die durch Standard-Schnittstellen wie "SAP Workflow API", "SOAP-RFC-Adapter" und Web-Services auch zukunftssicher bleiben.
Für einen direkten Zugriff von Notes/Domino in SAP R/3 sind "Sapgui"-Komponenten auf dem Rechner des Anwenders erforderlich. Dieses ist zum Beispiel der Fall, wenn der Nutzer sowohl Genehmigungen beispielsweise für Reisekosten erteilen als auch Daten korrigieren will. Firmen sollten den Prozess nicht im Lotus Notes/Domino-System nachimplementieren, sondern einen Direktzugriff auf die Transaktion in SAP verwendet. Dies setzt eine Online-Anbindung an das SAP-System voraus.
Im Gegensatz dazu stellt bei einer E-Mail-Integration nur der Domino-Server eine Verbindung zum SAP-System her. Die Benutzer kommunizieren lediglich via E-Mail mit R/3. Durch diese Variante der Workflow-Integration können auch solche Notes/Domino-Benutzer eingebunden werden, die nicht gleichzeitig beim SAP-System registriert sind. Die E-Mail-Adressen aller Benutzer werden in der SAP-Organisationshierarchie verfügbar gemacht. Dies geschieht durch einen Import aus dem Domino-Adressbuch oder über eine LDAP-Anbindung an das Domino-Adressbuch.
