Die Anbieter von Dokumenten-Management-Software reagieren auf den Trend und schnüren auf Grundlage ihrer umfänglichen Produkte Lösungen, die genau auf die Rechnungseingangsbearbeitung abzielen. Der in Neustadt/Wied beheimatete Anbiete SER aus Gescher nutzt für die Rechnungseingangsverarbeitung neben eigenen Funktionen zur Texterkennung den "Finereader" des russischen Softwarehause Abbyy.
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Zur automatisierten Rechnungsverarbeitung sind ein Scanner zur Erfassung der Papierformulare, ein Dokumenten-Management- und Archivsystem für die Ablage sowie eine Erkennungs- und Interpretationssoftware für die Informationen der Papierdokumente erforderlich. Die Programme identifizieren die Bestellnummer, Rechnungsnummer, Brutto- und Nettobeträge und andere Angaben. Unter anderem mit Hilfe der Umsatzsteuernummer, der Bankverbindung und sonstiger Daten lässt sich der Lieferant oder Kunde bestimmen. Auf diese Weise kann die Software korrespondierende Stamm- und Bestelldaten aus dem ERP-System ausfindig machen und mit den Informationen auf der Rechnung vergleichen. Liegt beispielsweise eine Bestellung vor, ist die Zuordnung der Rechnung einfach. Bei Forderungen ohne Bestellbezug müssen Prüfer zu Rate gezogen werden. Doch auch diesen Vorgang unterstützen die Eingangsrechnungslösungen. |
Der große Vorteil von solchen Lösungen liegt darin, dass Papierdokumente erst gar nicht an die Arbeitsplätze gelangen, sondern nach dem Scannen nur noch elektronisch bearbeitet werden. Zudem liegen die Schriftstücke zentral gespeichert in einem Archiv vor, so dass niemand nach einer Rechnung suchen muss. Die befragten Anwender wollen mit dieser Form der Rechnungseingangsbearbeitung nicht etwa Arbeitsplätze abbauen. Vielmehr möchten sie mit dem gleichen Personal eine steigende Flut an Eingangspost bewältigen und Bearbeitungskosten senken. Denn trotz E-Mail und elektronischem Datenaustausch werden immer mehr Rechnungen verschickt.
