Verwunderlich ist, warum sich Firmen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung gerade jetzt interessieren, wo doch die Buchhaltung zu den ersten Disziplinen zählte, für die Standardsoftware angeschafft wurde. Der Grund: Die Abläufe im Finanz- und Rechnungswesen wurden in den letzten Jahren zwar immer effizienter, doch die Erfassung der Belegdaten erfolgt oft noch manuell und lässt Raum für Rationalisierung. "Nach den bislang auf die Produktion konzentrierten Einsparmöglichkeiten gilt es jetzt, die in den Finanzprozessen schlummernden Kostensenkungspotenziale zu nutzen", so Olli Oksanen, Geschäftsführer des finnischen Softwarehauses Baseware.
Dietmar Weiß, selbständiger Berater im Dokumenten-Management-Umfeld und Analyst beim Business Application Research Center (Barc) ) in Würzburg, beziffert die pro Beleg anfallenden Bearbeitungskosten im Unternehmen auf 20 Euro, wobei der Vorgang durchschnittlich eine, in manchen Fallen zwei bis drei Wochen in Anspruch nimmt. Weiß zufolge würden Firmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld verschwenden, weil sie unter Umständen Skonti nicht nutzen könnten, wenn die Rechnungsprüfer Zahlungsanweisungen zu spät erteilten.
Vor allem bei wiederkehrenden Rechnungen lässt sich eine Menge Zeit sparen. Die Erfassungsprogramme merken sich die Merkmale eines Schriftstücks. Trifft eine neue Zahlungsaufforderung eines bereits bekannten Lieferanten ein, winkt die Lösung das Formular zur Prüfung durch.
Leider ist das in der Praxis jedoch nicht immer möglich. Wenn sich die Rechnungen kaum ähneln, Schriftstücke von neuen Lieferanten eintreffen oder sonstige Probleme auftreten, müssen Sachbearbeiter manuell eingreifen. Bei Kroschke hatte sich bald gezeigt, dass es wenig bringt, Formularmuster zu hinterlegen, um die Erfassung zu beschleunigen. Die Eingangspost wird inzwischen mittels einer Freiformerkennung eingelesen, die auch mit schwierigen Fällen fertig wird. Zusätzlich hat die Firma zwei Nachbearbeitungsschritte eingerichtet. Der erste dient dazu, nicht identifizierte Lieferanten manuell einzugeben. Das kommt laut Dirk Kühne, Leiter der Finanzbuchhaltung, bei fünf von hundert Formularen vor.
