Rechnungen auf Papier bekommt jedes Unternehmen. Doch nicht alle Firmen verbuchen sie noch manuell. Betriebe automatisieren die Rechnungserfassung- und -prüfung, um Geld zu sparen oder um mit dem gleichen Personal mehr zu schaffen. Ein netter Nebeneffekt: einmal digitalisiert, lassen sich Rechnungen über zentrale Server leichter auffinden, als wenn sie in Ablagekörben von Angestellten verschwinden. Werden Rechnungsposten so erfasst, reduzieren sich die Fehler.

Auch der Mittelstand springt auf den Zug

Nicht mehr nur Konzerne liebäugeln mit solchen Lösungen, sondern auch mittelständische Firmen wie die Klaus Kroschke Holding GmbH & Co. KG aus Braunschweig. Seit zwei Monaten können die beiden Mitarbeiter in der Rechnungsprüfung eingehende Papierrechnungen von Lieferanten des Herstellers von Arbeitsschutzkleidung, Schildern und Erste-Hilfe-Artikeln weitgehend automatisch im R/3-System verbuchen. Ein Scanner, der von der Software "Input Accel" des Herstellers Captiva gesteuert wird, erfasst die Dokumente und übergibt die Daten an die Software "Frontcollect Office" von Kleindienst Datentechnik. Das Programm identifiziert die Lieferantennummer sowie die einzelnen Posten der Rechnung. Wurden alle Daten fehlerfrei eingelesen, startet ein Batch-Input in Richtung SAP-Software. Gleichzeitig wird das eingescannte Dokument im Archivsystem von Easy Software abgespeichert. Die weiteren Bearbeitungsschritte steuert der "Business Workflow" innerhalb der ERP-Lösung. Die Abläufe umfassen den automatischen Abgleich der erfassten Daten mit den Buchungen in R/3 sowie die Zahlungsfreigabe.

Rationalisierung im Rechnungswesen