Ebenso ist in einigen Sparten OCR/ICR-Technik (Optical/Intelligence Character Recognition) zur Erfassung von Briefpost (derzeit "Smartfix" von Insiders Technologies) seit Jahren im Einsatz. Deren Nutzung wird kontinuierlich ausgedehnt und optimiert, was aber steigende Lizenz- und Entwicklungskosten verursacht. Daher soll die Dokumentenerfassung auch mit Barcodes weiter automatisiert werden.
Schon heute lassen sich laut Schwabe mit Hilfe des Barcode-Verfahrens 20 bis 25 Prozent der Briefe als so genanntes Response-Dokument ohne OCR-Software "blind verarbeiten". Bei ausgefüllten Formularen beispielsweise können die Barcode-Leser der Scanner die Daten unmittelbar auslesen und zusammen mit dem Image in den Workflow weiterleiten. Andererseits gibt es immer wieder nicht oder falsch erkannte Dokumente, die dann Hilfskräfte im Logistikzentrum per Hand nachbearbeiten müssen. Unterstützt wird die Indizierung durch eine spartenübergreifende Anwendung, die auf der für diese Arbeiten angepassten Scan-Software "DPU" der Firma Janich & Klass basiert.
Die Prozesskette im Posteingang wird über die Softwarekomponente "HUK-Capture-Flow" gesteuert. Die selbst entwickelte Lösung nutzt IBM Websphere MQ als Messaging-Infrastruktur sowie in Microsoft .NET programmierte Steuerungsfunktionen. Sind bei der Indizierung Vergleiche mit dem Partner- und Vertragsbestand in den Bestandssystemen nötig, übernehmen Host-Services (IBM z/OS/ CICS / PL1 / DB2) und IBM Websphere MQ den Datenaustausch. Die originalen Papierdokumente werden zudem nach dem Scannen nicht gleich vernichtet, sondern in einem 24 Millionen Blatt fassenden Vertikallift-Lager abgelegt. Auf dieses können Sachbearbeiter im Bedarfsfall über das eigens für die HUK-COBURG entwickelte Lagerführungssystem zugreifen, das Dienste des Lagerverwaltungssystems der Firma Erhard &Partner über IBM Websphere MQ nutzt.
Die elektronisch erfassten Dokumente landen im Host-basierenden Dokumenten-Management-System "HUK-DMS", das IBM z/OS, die Datenbank IBM DB2 sowie die Komponente IBM Content Manager nutzt. Hinzu gesellt sich eine ebenfalls selbstentwickelte Workflow-Komponente (auf Basis der IBM-Software z/OS, Cics, PL/1 und DB2), die Geschäftsvorfälle und Termine über eine integrierte, regel-basierende Lastverteilung auf die Mitarbeiter der Kunden-Center und Fachbereiche verteilt. Der Sachbearbeiter greift schließlich über seinen elektronischen Postkorb auf die Dokumente zu. Die Arbeitsumgebung umfasst einen Dokumenten-Viewer ("Jadice Viewer" von Levigo) und eine HUK-spezifische Versicherungsanwendung.
