Prozesse lassen sich für einen ersten Überblick mit Visio und ähnlichen Tools gut visualisieren. Eine echte Modellierung erfordert hingegen ein entsprechendes Werkzeug, das die Standard-Notation Business Process Modeling Notation (BPMN) unterstützen sollte. Solche Tools ermöglichen mitunter auch die kennzahlenbasierende Prozessanalyse und -simulation. Ersteres kann sehr nützlich sein. Eine Simulation ist hingegen nach unserer Erfahrung kaum praxisrelevant.
Wer Prozesse automatisieren will, braucht eine Process Engine, die Human Workflow Management und gegebenenfalls auch die prozessorientierte Applikationsintegration unterstützt. Die Alternative hierzu wäre das Hosting-Prinzip mit Process as a Service. Dies kann für den Einstieg sinnvoll sein, da für die meisten Process Engines fünf- bis sechsstellige Lizenzgebühren zu zahlen sind.
Modellierung, Analyse, Simulation, Human Workflow und Integration (EAI, SOA) sind die zentralen Funktionsbereiche. Sie werden von BPM-Softwarelösungen ganz oder teilweise abgedeckt, und zwar sowohl im kommerziellen, als auch im Open-Source-Bereich.
Der weltweite Standard für die Prozessmodellierung, egal ob technisch oder fachlich, ist die BPMN. Sie ist inzwischen weithin akzeptiert. Im Bereich der Prozessautomatisierung dominiert die Business Process Execution Language (BPEL), die aber nur begrenzt praxistauglich ist und daher von fast allen BPMS-Anbietern proprietär ergänzt wird. Das gilt noch stärker für die XML Process Definition Language (XPDL), die deshalb zunehmend als Austauschmodell für BPMN-Diagramme verstanden wird. Im Bereich der Integration ist es selbstverständlich, dass die ESB-Komponente (ESB = Enterprise Service Bus) der BPM-Lösung mit Web-Services umgehen kann.
Für den Mittelstand sollte aber auch Edifact nicht vergessen werden - ein Austauschformat, das unter IT-Professionals als völlig veraltet gilt, in der Praxis aber sehr verbreitet ist. Wer also unternehmensübergreifende Prozesse automatisiert, muss sowohl Edifact als auch Web-Services bedienen können, und sei es, um eine Migration in Richtung SOA zu realisieren. In diesem Szenario kann ein BPMS natürlich auch für das Wrapping (Kapselung) von Altanwendungen (Legacy) dienen.
