Workflow-Management

Ultimus vereinfacht Arbeitsgruppen den BPM-Einstieg

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Prozess- und Regeldefinitionen

Bei den Prozessdefinitionen helfen Importfunktionen von Schemata aus XSD (XML Schema Definition), Web-Services und DLLs. Auch die Routing-Funktionen machen einen guten Eindruck. Über Eigenschaftenmenüs sind E-Mail-Alerts und Process Constraints leicht erreichbar. Formulare auf Grundlage von Word und Excel kann der Nutzer nicht innerhalb der BPM-Suite entwerfen, wohl aber Web-Formulare.

Regeln grafisch zu erzeugen gelingt leicht; die Funktion unterstützt Boolsche Operatoren zur Laufzeit. Auf diese Weise lässt sich rasch eine Geschäftslogik erarbeiten, ohne dass dafür viel technisches Wissen erforderlich wäre. Die Einfachheit in der Bedienung ist jedoch Fluch und Segen zugleich: Denn je mehr Prozessverzweigungen auftauchen und je umfangreicher die Regelbibliothek wird, desto unhandlicher wird deren Verwaltung.

Abläufe simulieren und Kosten aufschlüsseln

Ultimus versteht es gut, auf die Prozesskosten hinzuweisen. Da jeder Schritt monetär bewerten lässt, findet der Nutzer Hinweise, wie er durch Prozessverbesserungen Geld sparen kann.

Die Simulationswerkzeuge werden über das Entwicklungsstudio gestartet und erlauben es, Abläufe zu prüfen und sich Einblick in Runtime-Daten zu verschaffen. Zwar könnten Zufallstests und Stresstests das Tool bereichern, doch auch so ließen sich über Berichte der Durchsatz sowie die Prozesseffizienz analysieren.

Das BPM-Studio unterstützt den Anwender dabei, Prozesse grafisch zu gestalten und zu definieren. Darüber hinaus lassen sich Komponenten im Repository nebst Versionskonotrolle, Prozessverifikation und Simulationstests verwalten.

Auch an die Administratoren hat Ultimus gedacht und stellt ihnen ein übersichtliches Interface bereit, mit dem sie Prozessinstanzen finden und sortieren sowie User-Workloads betrachten können. Stockende Prozesse kann der Systemverwalter öffnen und untersuchen und umleiten. Zudem unterstützen reichhaltige Sicherheitsfunktionen bezüglich der Befugnisse in Prozessen den Verwalter dabei, die Kontrolle zu delegieren. Zwar bietet das Werkzeug einen Rollback-Mechanismus für Prozesse, eine Transaktionsbehandlung ist darin jedoch nicht enthalten.

Ebenfalls wohl durchdacht ist das "Ultimus Director Interface". Es wendet sich an Prozessexperten, die damit noch nicht behandelte Ereignisse bearbeiten sollen. Dem Tester war es leicht möglich, sich die Prozesshistorie anzuschauen und Geschäftsregeln anzupassen beziehungsweise neue hinzuzufügen, um eine holprige Stelle im Ablauf zu begradigen.

Lediglich statische Reports kann die BPM-Suite liefern. Wer Dashboards möchte, benötigt die optionale "Ultimus iBAM Suite". Neben den erweiterten Berichtsfunktionen beinhaltet sie ein zusätzliches Repository, Entwicklungswerkzeuge und Server-Features, um Kennzahlen in Echtzeit zu erzeugen.

In Sachen Benutzerfreundlichkeit fällt das Resümee über den Client für Windows und das Web-Frontend trotz ein paar Einschränkungen positiv aus. Vermisst hat der Tester im Web-Client jedoch ein Plug-in für Outlook. Dennoch lassen sich mit der Browser-Oberfläche Eingangskörbe für Tasks, Warteschlangen und Berichte leicht bedienen. Hinzu kommen Möglichkeiten, den Status zu aktualisieren, und Suchfunktionen.

Vereinfachen ließ sich die Berechtigungsverwaltung, beispielsweise in Form eines Portals. Die wird in jeder BPM-Komponente separat vorgenommen. Insbesondere kleinere Gruppen, wo eine Person viele Aufgaben zu erledigen hat, dürften davon profitieren.