Nach der Auswahl einer geeigneten Software kann der Anwender die Teilnahme bei der "Koordinierende Stelle Atlas" des Zolls beantragen. Dann erhält er eine Beteiligten-Identifikations-Nummer (BIN) sowie die benötigten Zugangsdaten zu den Zollsystemen.
Das Softwarehaus Mercoline aus Berlin weißt daraufhin, dass sowohl die Edifact-Nachrichten als auch die für die Zollabwicklung erforderlichen Unterlagen zehn Jahre lang zu archivieren sind. Dies umfasse die mit der Zollverwaltung ausgetauschten Messages sowie das Logbuch zum Nachweis des Nachrichtenaustauschs. Die Frist beginne mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Nachrichten versandt oder empfangen wurden beziehungsweise der Eintrag im Logbuch vorgenommen wurde.
Die für die Zollabfertigung erforderlichen Unterlagen sind vom Anmelder gemäß § 147 Absatz 1 Nummer 4 a i.V.m. Absatz 3 der Abgabenordung (AO) zehn Jahre aufzubewahren. Der Beginn der Aufbewahrungsfrist richtet sich nach § 147 Absatz 4 AO.
SAP-Anwender sollten mit mindestens zwei bis drei Monaten planen. In vielen Fällen ziehen sich solche Projekte über ein halbes Jahr. Dauer und Umfang des Vorhabens hängen unter anderem vom Zustand der ERP-Software sowie der Stammdaten ab. Für das Atlas-Verfahren werden Daten aus den Materialstämmen genutzt. Gegebenenfalls müssen Anwender dort noch Hand anlegen. Kritisch sind die Warenkennzeichnungsnummern. Sie bezeichnen die Warengruppe eines Materials und müssen geprüft sowie unter Umständen bereinigt werden.
Nicht ganz so lange dauert es offenbar, Microsoft Dynamics NAV mit Atlas-Tools auszustatten. So benötigte der Microsoft-Partner B+M Informatik AG aus Melsdorf 20 Projekttage, um bei dem auf elektroakustische Beschallung, Sicherheitstechnik und Car-HiFi spezialisierten Unternehmen Monacor International aus Bremen eine solche Lösung zu implementieren.
Laut B+M hängt der Aufwand für Installation, Parametrisierung und Tests vom erwünschten Funktionsumfang ab. Falls der Anwender beispielswiese unverzollte Ware lagern wolle, so gebe es verschiedene Lagerformen, die der Zoll genehmigen muss und die jeweils besondere Anforderungen an die IT stellen.
