Die richtige Ablage von Unterlagen hilft Anwendern, rascher zu arbeiten und weniger Fehler zu machen. Dokumenten-Management- und Archivsysteme bilden dafür die Grundlage. Dies sind Lösungen, um selbst erstellte Office-Dokumente, E-Mails, gescannte Papierdokumente und ausgehende Drucksachen abzulegen.
Für Nutzer von Dokumenten-Management- und Archivsystemen verringert sich die Zugriffszeit auf Schriftstücke. Angestellte benötigen durchschnittlich zwei bis fünf Minuten, um am Schreibtisch ein Dokument zu finden, zehn bis 13 Minuten, falls sie sich in einer Abteilungsablage umschauen müssen, und über einen halben Tag dauert es, Unterlagen aus dem Archiv hervorzukramen. Die softwaregestützte Suche beansprucht lediglich Sekunden.
Zu den praktischen Anwendungen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) zählt das Scannen von Unterlagen. Oft beginnt der Einsatz der Systeme im kaufmännischen Bereich, beispielsweise mit dem Scannen von Eingangsrechnungen. Soweit es die Dokumentenmengen und -strukturen erlauben, können Daten von Rechnungen mittels Formularerkennung und Dokumentenklassifizierung extrahiert und dem Buchhaltungssystem zur Verfügung gestellt werden. Die manuelle Datenerfassung entfällt damit zugunsten der Datenüberprüfung.
Ausgehend von Erfahrungen in Projekten und bei Anwendern und teilweise durch Studien gestützt, wird geschätzt, dass europaweit durchschnittlich 20 Mitarbeiter im Unternehmen mit der Erfassung von Eingangsrechnungen beschäftigt sind. Pro Beleg fallen Bearbeitungskosten in Höhe von 20 Euro an, wobei der Vorgang durchschnittlich eine, in manchen Fallen zwei bis drei Wochen in Anspruch nimmt. Firmen verschwenden nicht nur Zeit, sondern auch Geld, weil sie unter Umständen Skonti nicht nutzen können, da sie Zahlungsanweisungen zu spät erteilen.
