Auch wer per E-Mail Geschäfte abwickelt, muss sich mit den GDPdU beschäftigen und unter Umständen die IT-Infrastruktur anpassen. Für den Fall, dass das Finanzamt prüfen will, müssen die Unternehmen ihre Daten strukturiert vorlegen können. "Sehr viele Firmen gehen aber sehr leichtsinnig mit ihren elektronischen Dokumenten um", kritisiert der Berater Wolfgang Sturz, Leiter des Steinbeis-Transferzentrums Wissensmanagement & Kommunikation. "In der Vergangenheit war es kein Problem, sich an die klaren Richtlinien für die Ablage von Papierdokumenten zu halten. Heute werden all diese Grundsätze auf einmal nicht mehr beachtet." Weil die E-Mail, aber auch andere digitale Helfer wie Textverarbeitungsprogramme schleichend in den Unternehmen Einzug gehalten haben, fehle vielerorts das Bewusstsein dafür, dass man die Archivierung der Digitaldokumente zentral organisieren müsste, kritisiert der Berater.
Das wird sich im nächsten Jahr ändern müssen. Deswegen - und weil die Zahl der E-Mails stetig steigt - wird unter anderem der Markt für E-Mail-Archivierung kräftig wachsen. Derzeit fallen in den Firmen pro durchschnittlichem Mail-Konto täglich rund 19,5 Megabyte Daten an. In vier Jahren soll es doppelt so viel sein, erwarten die Marktforscher von der Radicati Group.
Derzeit werden weltweit 465 Millionen US-Dollar für Mail-Archivierung ausgegeben. Die Summe soll sich bis 2009 verzehnfachen.
Auch die Informationen aus Reisekostenabrechnungen, ERP-, Zeiterfassungs-, aber auch Office-Systemen können steuerrelevant oder für die Basel-II-Bewertungen wichtig sein. Viele Softwarekonzerne und Beratungshäuser wittern deshalb das große Geschäft. Von SAP über IDS, Veritas und Cognos bis hin zu winzigen Anbietern von Dokumenten-Management-Systemen bieten sie Werkzeuge für das Einhalten von Compliance-Regeln an. "Die Frage ist, ob man für so ein Problem gleich eine große, teuere Lösung braucht", warnt Sturz. "Genauso kann es heute reichen, einmal die Woche bestimmte Daten auf eine CD zu brennen und diese in den Tresor zu legen."
Das Geld, das vielerorts notwendigerweise in die Neugestaltung oder Überarbeitung der IT-Infrastruktur gesteckt wird, muss nicht unbedingt verloren sein. Experten raten dazu, zum Beispiel Aufgaben wie das Entwickeln einer revisionssicheren Mail-Archivierung oder eines Reporting-Systems nicht als Einzelprojekte anzugehen, sondern sie als Auslöser dafür zu betrachten, um die eigene Datenhaltung neu und besser aufzustellen. "Viele Unternehmen haben erkannt, dass sie zum Beispiel auch Basel II zu ihrem Vorteil nutzen können, wenn sie mithilfe von Controlling-Tools ihre Betriebsführung transparenter gestalten und damit der Bank übersichtliche Aussagen über die betriebliche Lage des Unternehmens liefern können", sagt Peter Dewald, Geschäftsführer des Softwareanbieters Sage Software.
