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Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Rechnungen oder Mahnungen können zwar per E-Mail versendet werden, doch wenn es auf Beweisbarkeit ankommt oder eine manuelle Unterschrift verlangt wird, greifen Büromitarbeiter häufig lieber zum bewährten Fax beziehungsweise Fax-Gerät.
Mit seinen Vorteilen stellt das Fax auch im Internet-Zeitalter eine optimale Ergänzung zur E-Mail-Kommunikation im Geschäftsalltag dar. So sind automatische Sendebestätigungen, leichte Einbeziehung von Logo und Unterschrift, universelle Kompatibilität, sowie höhere Wertigkeit einige der Vorzüge, die das Fax heute noch immer aktuell halten. Auch in Sachen Sicherheit können Fax-Geräte gegenüber E-Mail-Systemen punkten: Das Spam-Aufkommen beim Fax ist bei weitem nicht so problematisch wie bei der elektronischen Post, und Schädlinge müssen kaum befürchtet werden.
Der Einsatz von Fax-Geräten in Unternehmen erfordert allerdings aufwändige manuelle Druck- und Fax-Prozesse, die Verwaltung von Papier und sonstigem Verbrauchsmaterial wie etwa Fax-Toner und -Patrone oder Druckertinte sowie die Wartung der Geräte. Firmen, die auf herumstehende Fax-Maschinen beziehungsweise Fax-Server und auf die damit verbundenen Verwaltungsaufgaben verzichten wollen, stehen eine Reihe interessanter Online-Fax-Services zur Verfügung. Sie bieten wesentlich mehr als nur die Möglichkeit, wertvollen Platz im Büro zu sparen.
Neben den bereits erwähnten Vorzügen bringt der Fax-Versand und -Empfang über das Internet eine Reihe weiterer Kosten- und Organisationsvorteile. Das Versenden eines Faxes über ein herkömmliches Faxgerät dauert in der Regel wesentlich länger als im Web: Man muss zunächst am PC den Druckauftrag des Fax-Dokuments senden, zum Drucker laufen, dann mit dem Ausdruck zum Fax-Gerät. Falls besetzt ist, muss man warten und den Anruf wiederholen, dann die Sendebestätigung abwarten und diese schließlich archivieren.
