Laut einer vom Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) 2007 herausgegebenen Untersuchung zum Marktpotenzial von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in Deutschland, befürchten Betriebe mit bis zu 100 Mitarbeitern noch immer zu hohen Kosten bei der Implementierung eines DMS. Erschwerend kommt hinzu, dass auch Kreditaufnahmen in diesem Zusammenhang schwierig sind, denn Software gilt juristisch als "immaterielles Wirtschaftsgut". Deshalb werden Softwarelizenzen selten als Sicherheit akzeptiert, und auch die hohen Implementierungskosten lassen sich nicht zur Kreditsicherung einsetzten.
Feste Raten bieten Planungssicherheit
Hier kann die Finanzierung durch Software-Leasing, wie sie B&S jetzt anbietet, Abhilfe schaffen. Denn gegenüber dem Softwarekauf bleibt das Eigenkapital unberührt und die Liquidität wird nicht durch eine Neuanschaffung belastet. Stattdessen bieten feste Leasingraten laut Anbieter Planungssicherheit. Ein sofortiger steuerlicher Vorteil ergibt sich darüber hinaus dadurch, dass Software-Leasing als Betriebsaufwand direkt voll absetzbar ist, während gekaufte Softwarelizenzen innerhalb von drei bis fünf Jahren abzuschreiben sind. Im Gegensatz zum so genannten Application Service Providing (ASP), wo der Dienstleister dem Kunden die entsprechende Software zum Beispiel über das Internet zur Verfügung stellt, installiert B&S beim Leasingmodell die DocuWare-Software lokal auf dem Server des Kunden.
DMS-Investitionshürde überspringen
Somit erleichtert es B&S insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen, die Investitionshürde zur Nutzung eines DMS zu überwinden und dadurch von Produktivitätssteigerungen und Rationalisierungseffekten zu profitieren. Die Lizenzkosten werden auf die Nutzungsdauer verteilt und so die Finanzierung der Raten aus den laufenden Erträgen gewährleistet.
B&S unterstützt seine Leasingkunden darüber hinaus als Berater rund um die dokumentenorientierten Prozesse. Das Unternehmen analysiert und optimiert innerbetriebliche Vorgänge (Business Process Management). Auf Basis der IST-Situation erstellt der Anbieter individuelle Konzepte, ermittelt Einsparpotenziale, reorganisiert die Prozesse und übernimmt die entsprechende Implementierung von DocuWare. Bestehende Altarchive - ob papierbasiert oder elektronisch - können ebenfalls von B&S in das neue System überführt werden. Die dabei entstehenden Kosten können ebenfalls in die Leasingrate einfließen.
Revisionssichere elektronische Archivierung
Das Dokumenten-Management-System DocuWare 5 ist eine Basissoftware für integriertes DMS und revisionssichere elektronische Archivierung. Dokumente als Papier oder in beliebigen elektronischen Formaten wie Office-, CAD-, E-Mail-, Spool- und andere Dateien werden automatisch verarbeitet. Sie werden von DocuWare 5 erfasst, klassifiziert, mit einem Volltextindex versehen und zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt. Zusätzliche Records Management-Funktionen gewährleisten einen sicheren, gesteuerten und protokollierten Zugriff. Erweitert um Workflow-Funktionalitäten, Web Content Management und die universellen Integrations-Funktionen stellt DocuWare 5 alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management bereit. Dazu trägt auch der neue Web-Client von DocuWare bei, der Web-basierendes Dokumenten-Management mit maximalem Komfort bietet. Ob mobil im Außendienst, Homeoffice oder im Büro - zahlreiche Standardfunktionen von DocuWare stehen über Web-Browser zur Verfügung, so dass von jedem Standort aus der Zugriff auf zentrale Archive möglich ist. Dank Web-2.0-Technologien sind vor allem das Finden und Verteilen von Dokumenten sowie das Workflow-Management so schnell und komfortabel wie bisher nur mit Windows-Programmen.