Als integrierte Real Estate Group ist Bauwens in den Bereichen Construction, Development und Asset-Management aktiv. Nach Angeben des Unternehmens erarbeiteten seine rund 200 Mitarbeiter im Jahr 2007 eine Bauleistung von 145 Millionen Euro und betreuten ein Projektentwicklungsvolumen von beinahe 500 Millionen Euro. Neben dem Stammsitz in Köln befinden sich Büros in Frankfurt, München und Duisburg. Um die Verarbeitung von Eingangsrechnungen effizienter zu gestalten und die gescannten Belege rechtssicher abzulegen, prüfte der Bauunternehmer verschiedene Archivierungs-Systeme. Das gewünschte Szenario beinhaltete das frühe Scannen der Rechnungsbelege mit Barcode-Lesung direkt am Posteingang sowie eine Anbindung des Archivs an das ERP-System "Navision Baufinancials" der Prime Vision AG. Die archivierten Rechnungsbelege sollten sowohl direkt aus der Navision-Oberfläche als auch über den Archiv-Client recherchierbar sein. Nach einem ausführlichen Entscheidungsprozess fiel die Entscheidung auf das Mittelstandspaket Doxis Business Edition von SER.
Das speziell auf kleine und mittelständische Unternehmen zugeschnittene Lösungspaket bietet laut Anbieter die benötigte Funktionalität: Vom Scannen und der revisionssicheren Ablage über die Recherche, Anzeige, Bearbeitung, Ausgabe bis hin zur Postkorbverwaltung und Integration in Fremdsysteme. Damit sollen mittelständische Unternehmen über alle Werkzeuge verfügen können, um Altdaten zu übernehmen, eine einheitliche Ablagestruktur zu etablieren, Zugriffsschutz einzurichten, parallel mit mehreren Sachbearbeitern auf ein Dokument zuzugreifen, eine Versionierung von Dokumenten zu verwalten, sowie eine zentrale Ablage für eine revisions- und rechtssichere Langzeitarchivierung einzurichten.
Bauwens nutzt neben der Archivierung auch die integrierte Postkorblösung, um die Eingangsrechnungen zur Prüfung elektronisch an die entsprechenden Sachbearbeiter weiterzuleiten. Für den Rechnungsprüfungs-Workflow werden über die "C / Front"-Schnittstelle die buchungsrelevanten Daten in Baufinancials abgefragt und an die Postkörbe der Sachbearbeiter übergeben. Ausgangsbelege werden direkt aus Navision über eine Cold-Verarbeitung archiviert, MS Office-Dokumente über die Funktion des Doxis SmartOffice.
