Die elektronische Personalakte (e-Akte) löst die klassischen Personalakten in Papierform ab. Gleichzeitig ist sie in einem Personalmanagement-System wie Exact Synergy HRM von Exact Software Deutschland die Basis für ein umfassendes Personalinformationssystem: In der e-Akte sind alle abrechnungsrelevanten Daten gespeichert. Zusätzlich werden dort Dokumente und Informationen, die im Laufe der Zusammenarbeit von Unternehmen und Mitarbeiter anfallen, hinterlegt. Dies sind beispielsweise Kontaktdaten, Abteilung, Aufgabenbereiche und Vorgesetzte; darüber hinaus Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Verträge oder Analysen.
Die e-Akte jedes Mitarbeiters steht jederzeit online mit nur einem Klick für alle Zugriffsberechtigten gleichzeitig zur Verfügung. Alle relevanten Daten werden automatisch in der e-Akte des Mitarbeiters gespeichert. Auch Gehaltsnachweise müssen nun monatlich nicht mehr in Papierform aufbereitet und per Post verschickt werden, sondern sind elektronisch bei der e-Akte hinterlegt. Die Beschäftigten können diese jederzeit gemäß einem definierten Sicherheitskonzept, das sämtliche Zugriffsrechte auf Dokumente regelt, selbst einsehen und ausdrucken.
Statt administrativer Tätigkeiten verstehen immer mehr der befragten HR-Manager Personalarbeit als strategische Aufgabe - auch im Mittelstand. "Nachdem viele Unternehmen zunächst typische Standardprozesse wie Urlaubsantrag oder personell besonders aufwendige Verfahren wie Recruiting umgestellt haben, gehen sie jetzt an die umfassende Digitalisierung der Personalarbeit auf Basis der e-Akte. Schließlich ist die elektronische oder digitale Personalakte die Grundlage aller Self Services der modernen Personalarbeit", erklärt Brian Aiken, Geschäftsführer von Exact Software Deutschland, den Entwicklungstrend in den Personalabteilungen.
Die webbasierte Lösung für Personalmanagement Exact Synergy HRM bietet umfangreiche und individuelle Unterstützung in der Personalarbeit. Zu den Applikationen gehören neben der e-Akte das Bewerbermanagement, HR-Portal, Workflow-Management, Seminarverwaltung, Reisekostenmanagement, Kompetenzmanagement und Employee Self Service. Exact Synergy HRM schafft so unternehmensintern die Voraussetzung für effiziente und nachvollziehbare Prozesse und eine Entlastung der Personalabteilung.
