Wie der Hersteller meldet, soll das Browser-basierende MultiArchive der Vereinfachung von Arbeitsabläufen bei der Rechnungsverarbeitung dienen, vom Scanning über den Workflow bis hin zur Archivierung. Auf diese Weise können mit der Lösung Eingangsrechnungen zum Beispiel gebündelt und automatisiert weitergeleitet werden. Diese Verteilung funktioniert laut Anbieter unternehmensweit und damit auch über Standorte hinweg. Manuelle Prozesse im Rechnungseingang sollen so auf ein Minimum reduziert werden. Eine Effizienzsteigerung lasse sich vor allem durch den automatisierten Workflow erreichen, durch dieser die Eingangsrechungen mit Prioritäten versehen direkt an die verantwortlichen Personen weitergeleitet.
In Abhängigkeit von Höhe und Art der Rechnungen lassen sich Regeln vordefinieren, nach denen sie automatisch zur Zahlung freigegeben werden können. Auch ein automatischer Skontoabzug ist dabei möglich, wenn im System eine entsprechende Regel erstellt wurde. In einen vordefinierten Workflow können alle relevanten Abteilungen automatisch mit einbezogen werden. Am Ende stehen die Endkontrolle, Freigabe und Bezahlung durch die Finanzbuchhaltung. Nachdem der Workflow erfolgreich durchlaufen wurde, werden die Rechnungen mit einer integrierten Archivierungslösung inklusive aller Notizen und Bearbeitungsschritte revisionssicher gespeichert. Für die spätere Recherche können alle Daten wahlweise über eine Ordnerstruktur beziehungsweise über eine individuelle Suchmaske mittels Index oder Volltextsuche wieder gefunden werden. Sämtliche Unternehmensdokumente wie etwa E-Mails oder gescannte Dokumente kann der Anwender in seine Geschäftsprozesse einbinden. Neue Dokumente, die in das zentrale Archiv überführt werden sollen, legt der Nutzer per Drag & Drop oder über die Verzeichnisstruktur in MultiArchive ab.
Ferner lässt sich MultiArchive mit Backend-Systemen wie ERP- und CRM-Lösungen sowie Datenbanken integrieren. So kann beispielsweise mit den in der Software ausgelesenen Rechnungsdaten je nach gewünschtem Automatisierungsgrad eine direkte Buchung in einem SAP-System ausgelöst werden. Kundenrelevante Informationen kann der Softwareanwender aus einem ERP-System direkt über die Weboberfläche abrufen, sobald ein neues Dokument archiviert wird.
