Der E-Mail-Verkehr führt oft zum Erstellen neuer Dokumente, die wieder versendet, bearbeitet und empfangen werden, wie etwa Rechnungen, Verträge oder Projektpläne. So entstehen riesige Mengen unterschiedlichster Dokumente, die verwaltet werden müssen. Die Fischer Software AG hat mit der prämierten DMS-Lösung "Outlook Infodesk" ein Informations-, Projekt- und DMS-System auf Basis von Outlook entwickelt, die Abhilfe schafft. Die Software wird als Plug-In in Outlook/Exchange Server-Umgebungen integriert und ermöglicht eine umfassende Dokumentenverwaltung direkt in der gewohnten Outlook-Umgebung. Der Clou dabei: Aus jedem Outlook-Kontakt heraus lässt sich ein neuer so genannter Vorgang" generieren. Dabei kann es sich etwa um die Erstellung eines Gesprächsprotokolls nach einem Telefonat mit einem Kunden handeln. Aus verschiedenen Vorlagen kann der Anwender eine beliebige Vorlage wählen, in die dann die korrekten Adressdaten, Anrede und Betreff automatisch eingefügt werden. Das Protokoll kann dann erfasst und direkt per E-Mail an den Kunden übermittelt werden. Gespeichert wird der Vorgang automatisch in den Ordnern des Exchange Servers, so dass das gesamte Unternehmen jederzeit Zugriff darauf hat. Zusätzlich kann der User mit Hilfe einer weiteren Funktion zum Anzeigen von Vorgängen jede bereits mit einem Kontakt erfolgte Korrespondenz samt Dokumentation einsehen. Sämtliche Veränderungen werden dabei übersichtlich in einer Historie festgehalten, um das Auffinden von Dokumenten zu erleichtern.
