Im einfachsten Fall verfügt das CRM-Produkt über ein Kontakt-Management. Solche Programme haben neben der Bereitstellung von Adressdaten vor allem zwei Aufgaben: Informationen über Kunden, Geschäftspartner oder Interessenten zu sammeln und die Kommunikation per Fax, E-Mail oder Telefon zu vereinfachen. Benutzerfreundlichkeit und kurze Einarbeitungszeiten sind hier wichtige Auswahlkriterien.
Ausgangspunkt dieser Lösungen ist eine Adressdatenbank, in der alle Kontaktdaten gespeichert sind. Effektiv sind dabei zweistufige Strukturen, bei denen Firmen und Personen getrennt gespeichert werden. Kommen neue Ansprechpartner hinzu, kann man sich die Neuerfassung der Firmenadresse sparen. Kategorien, Schlüsselwörter und Freifelder sorgen derweil für eine gezielte Aufbereitung der Kontakte, etwa für Serienbriefe oder Serien-E-Mails. Ein Augenmerk sollte man zudem auf die Suchfunktionen legen: Je genauer sich die Empfänger auswählen lassen, desto geringer fallen Streuverluste und Marketing-Kosten aus. Komplexe Abfragen nach mehreren Kriterien sind dabei eine große Hilfe.
Ebenso wichtig wie solide Strukturen ist der bequeme Zugriff auf die gespeicherten Informationen. Müssen Telefonnummern für eine Mailing-Aktion erst abgetippt, E-Mail-Adressen manuell kopiert oder Adresslisten über die Zwischenablage exportiert werden, bleibt vom Zeitgewinn nichts mehr übrig. Professionelle Lösungen sind deshalb mit einer Vielzahl von Schnittstellen ausgestattet. Ein Beispiel: Viele Unternehmen greifen bei Mailings auf kommerzielle Adress-
Sammlungen, beispielsweise Telefon-CDs, zurück. Ist die Kontakt-Management-Software mit einer entsprechenden Anbindung ausgestattet, lassen sich die selektierten Adressen per Knopfdruck übernehmen. Besteht zusätzlich ein heißer Draht zu Microsoft Office, werden die neuen Adressen auf direktem Weg an Word weitergereicht. Der Aufwand für die Mailing-Vorbereitung sinkt dadurch beträchtlich.
Mindestens ebenso nützlich ist eine integrierte Versandabfertigung. Die Kontakt-Management-Lösung "GS-Adressen" von Sage Software beispielsweise arbeitet in diesem Bereich mit der Frankiersoftware "Stampit" der Deutschen Post zusammen. Dadurch lassen sich dann elektronische Briefmarken bei Bedarf gleich mit abdrucken.
Da Adressen nicht immer korrekt und vollständig sind, bieten Softwarehäuser Zusatzdienste an, um die Qualität der Datenbestände zu steigern. Beispielsweise hat der in Karlsruhe beheimate Anbieter CAS Software AG für sein CRM-Produkt "Genesisworld" eine Schnittstelle zu externen Adressendienstleistern geschaffen.
