Was Dienstleister bieten
Welche Lösung sich für wen eignet
Wie Vor- und Nachteile aussehen
Trotz Internet und E-Mail gehört das gute, alte Faxgerät immer noch zur Standardausrüstung in jedem Büro. Dabei müssen selbst einge-fleischte Internet-User zugeben: In manchen Bereichen übertrumpft das altmodische Fax die modernere E-Mail. Beispielsweise werden gefaxte Dokumente eher akzeptiert als E-Mails, wenn es auf Beweisbarkeit ankommt und eine manuelle Unterschrift verlangt wird. Bei Bestellungen etwa vertrauen viele Kunden dem Fax mehr als der elektronischen Post.
Auch bei Spam, Viren und E-Mail-Flut punktet das Fax. Ein Fax ist absolut sicher vor Viren, und die Spam-Problematik hält sich in Grenzen. Zudem ist es aufmerksamkeitsstärker als eine Mail: Ein Fax wird in der Regel vor dem Entsorgen angeschaut. Kurzum: Das Fax ist die perfekte Symbiose von papierener Tradition und moderner Technik. Das macht Fax-dienste für viele Unternehmensbereiche immer noch interessant.
Heute wird das Fax in der Regel am Rechner produziert und oft von dort auch gleich verschickt. Faxsoftwarelösungen für PCs erledigen diese Arbeit. Doch nicht jeder kann diese nutzen - die wenigsten PCs oder Notebooks sind direkt an eine Telefonleitung angeschlossen: Wer DSL nutzt oder in einem Netzwerk arbeitet, hat so oft das Nachsehen.
An diese Kunden und an solche, die sich Faxgerät und Faxsoftware ganz sparen wollen, wenden sich die Anbieter von Internet-Fax-Services. Die Vorteile: Die Anschaffung von Faxhardware und -software und deren Installation entfallen. Das ganze Gefummle mit Fax-gerät oder Fax-Programmen wird durch leicht handhabbare, zuverlässige und ohnehin meist vorhandene Internet-Technik ersetzt. Ein In-ternet-Anschluss und ein Web-Browser oder Mail-Programm genügen.
Davon profitieren mobile Mitarbeiter, denn auch von unterwegs aus lassen sich so Faxe empfangen und versenden. Kunden können sich für diesen Dienst komfortabel und auf direktem Weg auf der Website anmelden und den Service innerhalb kürzester Zeit nutzen. Doch Vorsicht. Gerade im Business-Bereich lauern hier Fallen.
Internet-Faxdienste lassen sich grundsätzlich auf zwei verschiedene Arten realisieren: Web-basierte Dienste und Mail-basierte Dienste. Die rein Web-basierten Faxdienste wickeln den Faxverkehr vollständig über das WWW und ein Web-Interface ab. Der Sender ruft die Homepage eines Faxdienstanbieters auf und trägt dort auf dem Web-Formular Text, Emp-fängername und Empfängerfaxnummer ein. Einige, aber nicht alle Dienste ermöglichen dabei auch den Anhang von Text- oder Bildda-teien in Standardformaten wie TIF.
Anschließend wird die Nachricht vom Dienstleister an den nächstgelegenen Fax-Server auf Empfängerseite weitergeleitet. Dieser Ziel-Server überträgt mittels seines eigenen Faxmodems die Nachricht beziehungsweise das Dokument zum Empfängerfax. Dies geschieht in der Regel zum Ortstarif.
Webbasierte Dienste bieten damit vollkommene Standortunabhängigkeit und problemlosen, mobilen Zugang. Der End-User braucht lediglich einen PC oder ein Notebook mit Internet-Zugang und Web-Browser. WWW-Faxe sind damit besonders praktisch, wenn man von unterwegs Faxe verschicken oder empfangen will. Ein normaler Web-Faxdienst eignet sich ohne Zusatzoptionen allerdings nur für den Versand kürzerer Nachrichten.
Die wenigsten Dienste beschränken sich auf die reine Übermittlung von Faxnachrichten: Häufig handelt es sich bei den Profi-Diensten um Anbieter mehr oder weniger kompletter "mobiler Bürolösungen" - im Fachjargon Unified-Messaging -, die Voice-, E-Mail-, SMS- und Faxnachrichten per Internet anbieten. Ty-pische Vertreter solcher Lösungen sind die 3-Box, GMX und Web.de.
In Deutschland sind die beiden Freemail-Anbieter GMX und Web.de die bekanntesten Online-Dienstleister, die ihren Kunden einige United-Messaging-Funktionen kostenfrei und andere gegen Bezahlung anbieten.
Bei GMX erhalten Nutzer des E-Mail-Dienstes, die den Tarif Pro (2,99 Euro monatlich) oder Top (4,99 Euro monatlich) wählen, eine persönliche Telefonnummer, mit der sie Faxe empfangen können. Faxe werden dabei in eine Bilddatei (TIF-Format) umgewandelt und per E-Mail an die Browser-basierte Mailbox zugestellt. Der GMX-Kunde kann beliebig viele Faxe empfangen. Unter "Mein GMX - Fax und Voice - Fax senden" haben GMX-Mitglieder auch die Möglichkeit, umgekehrt textbasierte Faxnachrichten zu erstellen und zu versenden. Das kostet 20 Cent nach Deutschland und in europäische Länder, ins restliche Ausland 80 Cent.
Kunden des E-Mail-Dienstes von Web.de bekommen auch in der Freemail-Version eine Sprach-/Fax-Mailbox. Gefaxt werden kann ans dem In- und Ausland über das Web-Interface. Das Versenden einer Inlandfaxseite kostet für Nichtmitglieder 30 Cent, für kostenpflichtige Mitglieder 20 Cent. Eingegangene Faxe werden als PDF-Datei in einer E-Mail im Posteingang abgelegt. Hierfür erhält jedes Mitglied eine eigene Nummer, die auch für Sprachnachrichten genutzt werden kann.
Dokumentenversand ist mit der Gratis-Variante leider nicht möglich. Hierzu ist ein Umstieg auf den kostenpflichtigen Web.de-Dienst FaxSmart nötig. Damit lassen sich Dokumente aus allen gängigen PC-Anwendungen heraus faxen. Word-Dateien, Dokumente mit eingescannter Unterschrift oder ausgefüllte Formulare können so ohne Zwischenschritte als Fax versendet werden. Die entsprechende Software wird direkt ins Druckmenü eingebunden. Die Einbindung des Web.de-Adressbuchs ermöglicht zudem das direkte Übernehmen darin gespeicherter Faxnummern. Dieser Service schlägt mit monatlich fünf Euro zu Buche.
Die zweite Möglichkeit von Internet-Faxdiensten ist, Faxe über ein E-Mail-Gateway zu verschicken und zu empfangen. Bei Dienstleistern, die diesen Service anbieten, erhält man eingehende Faxe (Fax-to-Mail) in Form einer Grafikdatei (TIF, GIF oder PDF) als Dateianhang einer Mail. Der Faxdienst übernimmt die Weiterleitung über das Internet an den Empfänger und sorgt auch für die Umwandlung des Faxes in eine E-Mail. Ausgehende Sendungen (Mail-to-Fax) werden über E-Mail an das Fax-Gateway des Anbieters geschickt und kommen beim Empfänger am Faxgerät an.
Die Vorteile der Mail-Gateways gegenüber der Web-Lösung: Das Verfahren eignet sich insbesondere für längere Dokumente. Kunden erhalten ihre persönliche Faxnummer, die permanent empfangsbereit ist. Der Aufwand ist gering und durch das Umgehen der langsamen Web-basierten Clients besonders schnell. Der Anwender kann E-Mails und Faxe bequem in seinem normalen E-Mail-Programm versenden und empfangen. Er hat dabei stets den Überblick und die genaue Kontrolle über den Versand- beziehungsweise Empfangsstatus.
Es gibt jedoch auch Nachteile: Während sich Web-basierende Faxdienste flexibel einsetzen lassen und schnell auch mal unterwegs auf Geschäftsreise Faxe senden oder empfangen lassen, ist die E-Mail-Lösung wesentlich restriktiver: Einer der Kommunikationspartner muss über ein Fax und damit einen Telefonanschluss verfügen - bei Fax-to-Mail ist dies der Sender. Die E-Mail-Lösung eignet sich also eher zum stationären Einsatz.
Fax to Mail bietet sich beispielsweise für Unternehmen an, die im Ausland präsent sein wollen, ohne dort gleich ein eigenes Büro mit teuren Endgeräten eröffnen zu müssen. In diesem Fall kann der Auslandsmitarbeiter Faxe von der Zentrale per Mail empfangen. Auch für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind und überall Zugriff auf die eingehenden Faxe benötigen, ist Fax to Mail interessant: Denn unterwegs muss man auf ein stationäres Faxgerät verzichten, die E-Mails lassen sich dagegen von nahezu überall in der Welt abrufen.
Ein umständliches Hinterherfaxen eingehender Nachrichten ins Hotel entfällt damit. Und wer sehr kurzfristig eine Faxnummer benötigt und weder auf den Telekom-Techniker warten kann noch die hohen Einrichtungsgebühren bezahlen will, findet in Fax-to-Mail ebenfalls eine vernünftige Alternative.
Andere Vorteile hat der umgekehrte Vorgang: Mail-to-Fax. Hier muss der Empfänger über ein Faxgerät und einen Telefonanschluss verfügen. Mail-to-Fax ist besonders attraktiv beim Verschicken von Massensendungen: Anders als mit Faxgerät bleibt die Telefonleitung in diesem Fall nur für kurze Zeit belegt - nämlich für die einmalige Übertragung der E-Mail. Im Empfängerfeld können fast beliebig viele Empfänger stehen.
Einen weiteren Vorteil bietet Mail-to-Fax, wenn zwar ein Faxgerät vorhanden ist, dieses aber für eingehende Faxe zugänglich sein soll. Typische Situation: Man wartet auf wichtige Faxdokumente, müsste aber auch dringend ein paar Faxe verschicken.
Einige der Faxdienstleister sind kostenlos und finanzieren sich durch Werbung. Wer diese Dienste in Anspruch nimmt, muss sich darüber im Klaren sein, dass nicht nur die Website mit Reklame verziert ist, sondern auch das Fax selbst. Für viele Geschäftszwecke ist dies nicht tragbar. Außerdem: Oft müssen Besucher erst umfangreiche Fragebögen ausfüllen, bevor sie den Service nutzen können. Die Daten werden dann an Werbekunden weitergegeben.
Noch am erträglichsten sind Dienste, die Werbung nur spärlich und nur für das eigene Angebot auf das Fax platzieren. Andere benutzen die ganze erste Seite für Werbung, der eigentliche Text befindet sich auf der Folgeseite. In der Regel weiß der Faxsender auch nicht, welche Werbung sein Schreiben ziert, schlimms-tenfalls können es Erotikanzeigen sein. Im Business-Bereich ist von werbefinanzierten Faxen deshalb abzuraten.
Neben der Reklame kommen bei kostenlosen Services weitere Einschränkungen hinzu, wie sie etwa faxen-online.de aufweist: Der Service erlaubt maximal zwei Faxnachrichten pro Tag mit maximal drei Seiten, versendet die Faxe gebündelt nur zwischen 17 und 1 Uhr und erlaubt keine Anlagen oder Bilder zu faxen. Auch die Anzahl der Zeichen, die eingegeben werden dürfen, ist stark beschränkt.
