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Auch wenn Sie Testinstallationen eingerichtet und die in Frage kommenden Produkte auf Herz und Nieren geprüft haben, sollten Sie Sicherheitsklauseln in die Verträgen aufnehmen, um Sanktionen festzulegen, falls das Produkt beziehungsweise der Service nicht so funktioniert wie ursprünglich versprochen und vereinbart. So lässt sich Schaden für Ihre Firma vermeiden. Die Anbieter werden eine solche Klausel sicher nicht von sich aus vorschlagen, Sie sollten es aber unbedingt.
Fixieren Sie alle versprochenen Parameter schriftlich: Leistungs-, Stabilitäts- und Uptime-Garantien sollten in den Verträgen verankert werden, genauso wie daraus resultierende Geldstrafen und Ersatzleistungen der Lieferanten. Wenn ein Anbieter hinter seinem Angebot steht und den Deal haben möchte, wird er sich auch darauf einlassen.
Sprechen Sie die Anbieter darauf an, ob diese Ihr altes Equipment übernehmen. Eventuell lassen sich Altgeräte noch zu Geld mache. Selbst wenn das nicht der Fall ist, müssen Sie sich zumindest nicht um die Entsorgung kümmern - wenn sich der neue Lieferant darauf einlässt. Fragen lohnt sich in jedem Fall.
Der Zeitplan Ihrer Vertragsverhandlungen sollte auf ein Finale zum Ende des Quartals oder des Fiskaljahrs der Anbieter hinauslaufen. Für viele Hersteller wächst dann der Druck, ihre Deals rechtzeitig unter Dach und Fach zu bringen, um ein möglichst gutes Ergebnis vorlegen zu können. Das erhöht die Bereitschaft zu Zugeständnissen.
Verraten Sie den Anbietern niemals das Budget, das Ihnen für ein Projekt zur Verfügung steht. Wenn Sie gefragt werden, nennen Sie eine möglichst breite Spanne. Das verhindert, dass die Interessenten ihr Angebot genau auf das Maximum des verfügbaren Budgets hin trimmen.
