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Fragen Sie die Anbieter kurz, knapp und präzise, was deren Angebot ausmacht und was sie zu welchem Preis liefern können. Stellen Sie Ihre Fragen nicht zu allgemein, sonst werden Sie auch nur allgemeine Antworten bekommen. Die Fragen sollten sich klar mit ja oder nein beantworten lassen. Wenn Sie von den Anbietern keine eindeutigen Antworten bekommen, haken Sie so lange nach, bis Sie die Informationen bekommen, die Sie für Ihre Entscheidung benötigen.
Machen Sie den Vertretern der Anbieterseite klar, dass Sie der alleinige Ansprechpartner für Rückfragen und Kommentare im Laufe der Verhandlungen sind. Nur so behalten Sie die Kontrolle. Manchmal versuchen die Anbieter, über andere Kanäle im Unternehmen Verbündete zu finden. Machen Sie von Anfang an klar, dass Sie eine solche Strategie nicht dulden und Anbieter, die sich nicht daran halten, von der Shortlist streichen.
Stellen Sie den Anbietern ein detailliertes Diagramm Ihrer IT-Referenzarchitektur zur Verfügung. Nur so sind diese in der Lage zu erkennen, was Sie bereits einsetzen und was Sie in Zukunft benötigen. Außerdem können Sie auf Basis dieses grafischen Diagramms besser erkennen, wie gut beziehungsweise schlecht die Vorschläge der Anbieter zu Ihren bereits vorhandenen IT-Systemen passen.
Fragen Sie nach technischer Unterstützung, bis Ihre Mitarbeiter mit den neuen Produkten oder Services zurechtkommen. Ein Techniker vor Ort bei Ihnen im Unternehmen ist ein Zusatzdienst, der den Anbieter nicht viel kostet, Ihnen aber gerade die schwierige Anfangsphase enorm erleichtert.
Wenn die ersten Vorschläge auf dem Tisch liegen, bitten Sie die Anbieter, weiter reichenden Support und Wartung einzurechnen. Da noch Konkurrenten mit im Rennen sind, lassen sich so im Rahmen längerfristiger Planungen leichter Zugeständnisse erreichen.
