Die Grundidee von Wikis kennt keine Eigentümer für Seiten. Zwar kann man durch die Workflow-Unterstützung eines Enterprise-Wikis entscheidende Inhalte einem redaktionellen Prozess unterwerfen, allerdings sollte sich dies auf wenige Seiten beschränken. Aufgrund der zusätzlichen Komplexität sinkt andernfalls die Motivation der Mitarbeiter, selbst aktiv zum Wiki beizutragen. Schließlich soll ein Wiki kein Content-Management-System ersetzen.
Das Nutzungskonzept sollte eine einfache Regelung vorsehen. Über Nutzergruppen können bei Bedarf Rechte für bestimmte Bereiche des Wikis eingeschränkt werden.
Statt enger Restriktionen hat es sich in der Praxis bewährt, Änderungen an einer Wiki-Seite über die automatische Versionierung zu verfolgen und bei fragwürdigen Bearbeitungen den Autor zu identifizieren. Durch ein kurzes Gespräch mit dem Kollegen kann die Situation meist schnell geklärt und bei Bedarf die alte Version der Seite wiederhergestellt werden.
Ein Unternehmens-Wiki sollte mit den anderen Informationsquellen im Unternehmen vernetzt sein, zumindest aber von der Intranet-Suchmaschine durchsucht werden.
Idealerweise ersetzt ein Wiki den Großteil der statischen Seiten des Intranets. Anstatt aufwendiger Prozesse zur Publizierung von Inhalten geht die Kontrolle dann an die Nutzer über. Die Folge ist eine schnellere Aktualisierung der Inhalte und meist ein erheblich größerer Umfang.
Grundsätzlich müssen aber auch hier die Grenzen zwischen dem Wiki und den anderen Informationssystemen klar gezogen werden.
Der Erfolg eines Wikis steht und fällt mit dem Interesse der Leser und der Motivation der Autoren. Deshalb sollten zusätzliche Informationen wie der lokale Busfahrplan, das Kantinenmenü oder ein Verzeichnis aller Mitarbeiter mit Bild und einer kurzen Selbstdarstellung Eingang in das Wiki finden.
Allerdings steigt die Motivation zur Erstellung vollständiger Dokumentationen auch nicht durch den Einsatz eines Wikis. Aber die Hemmschwelle, eine Dokumentation zu beginnen, sinkt durch ein solches Tool zur Wissensverwaltung erheblich. Die Honorierung von besonders guten neuen Wiki-Seiten kann die Mitarbeiter zusätzlich anspornen.
