Die 90/9/1-Regel für Wikis besagt: 90 Prozent der Nutzer sind nur Leser, neun Prozent erstellen Inhalte und ein Prozent sind Champions. Die Beschäftigung eines eignenen Autorenteams kann gerade am Anfang rasch zu zahlreichen und hochwertigen Wiki-Seiten führen, allerdings gewöhnen sich die Nutzer daran, selbst keine Inhalte erstellen zu müssen.
Deshalb kommt der Aktivierung der Mitarbeiter besondere Bedeutung zu. Wenn möglich, sollte jeder eine Vorbildfunktion übernehmen und bei Bedarf daran erinnern, Inhalte lieber im Wiki abzulegen, als die althergebrachten Wege der Informationsablage zu gehen. Schließlich werden heute auch kaum mehr Memos per Hauspost verschickt.
Einigen Systemen kann man durch Plugins viele Eigenschaften von Tabellenkalkulationen und andere leistungsfähige Funktionen beibringen. Allerdings sollte man weder die Benutzer noch das System mit einem aufgeblähten Wiki überfordern. Es hat offensichtlich keinen Sinn, Excel-Tabellen aus dem Controlling oder umfangreiche Gantt-Diagramme aus dem Projektmanagement im Wiki nachbilden zu wollen. Bestimmte Informationen sollten weiterhin in klassischen Office-Dokumenten abgelegt werden. Auch hier sollte ein Nutzungskonzept angemessene Vorgaben machen.
Viele der leistungsfähigeren Systeme erlauben die Definition von Schablonen für bestimmte Seitentypen. Auf Basis solcher Vorlagen kann festgelegt werden, bei welcher Art von Dokumenten das Wiki herkömmliche Methoden der Informationsaufbereitung verbindlich ablöst.
