Im Gegensatz zu den meisten anderen Anwendungen setzen Wikis kaum Schulungen der Anwender voraus. Die Tools sind in der Regel ohnehin einfach zu benutzen und die Entscheidung, beim Wiki mitzumachen, hängt daher meist nicht von besonderen Kenntnissen ab. Um Kollegen zur aktiven Nutzung zu animieren, sind oft einfache Kniffe erfolgreicher. So können gezielt kleine Fehler hinterlassen werden, um Mitarbeiter zu den ersten Bearbeitungsschritten anzuspornen.
Ein Erfolgsrezept für die Vermittlung der notwendigen Kompetenzen ist die Etablierung von Champions. Es sind Nutzer, die das Wiki sehr gut kennen, hier und da angemessene Korrekturen vornehmen und neuen Nutzern gerne Tipps geben. Häufig finden sich Champions von selbst.
Für jeden Bereich des Wiki sollte es einen Champion geben, der von den Nutzern einfach kontaktiert werden kann. Umgekehrt muss der Manager dem Champion die notwendige Zeit für die Wiki-bezogenen Aufgaben einräumen.
Ein Wiki führt mächtige neue Konzepte zur Strukturierung von Informationen ein. Die umfangreichen Office-Dokumente auf Datei-Servern weichen kleinen vernetzten Informationseinheiten. Um vom Wiki-Ansatz profitieren zu können, sollten sich die Beteiligten von alten Gewohnheiten verabschieden und auf die Besonderheiten des neuen Werkzeugs eingehen. Dabei haben sich folgende Regeln bewährt:
Nur ein Thema pro Wiki-Seite;
nicht mehr als ein Kapitel pro Wiki-Seite;
eine übersichtliche Einstiegsseite für jedes Themengebiet;
bei unterschiedlichen Zielgruppen jeweils eine eigene Einstiegsseite;
Informationen nicht duplizieren, stattdessen häufig intern verlinken;
Sicherstellen, dass neue Einträge aus zugehörigen Seiten verlinkt werden;
alle wichtigen Begriffe ins Glossar aufnehmen und auf der Wiki-Seite verlinken;
auf jeder Seite die Glossar-Begriffe bei der ersten Nennung verlinken;
eigene unvollständige Seiten zur weiteren Bearbeitung markieren und bald vervollständigen;
Möglichst alle Office-Dokumente versioniert an Wiki-Seiten anhängen, anstatt sie auf dem Datei-Server abzulegen;
In E-Mails Links auf Wiki-Seiten statt Office-Dokumente verschicken;
Sobald eine Mail-Anfrage eintrifft, die von allgemeinem Interesse ist, sollte sie auf einer Wiki-Seite beantwortet werden. Der Absender erhält einen Link auf den Wiki-Eintrag;
Nutzer sollte über Änderungen an ihren Wiki-Seiten auf Wunsch per Mail informiert werden;
Triviale Änderung sollte jeder Leser selbst einpflegen, anstatt den Autor über kleine Mängel zu benachrichtigen;
Ohne die Nutzung der neuen Möglichkeiten, die ein Wiki bietet, stellt sich nach kurzer Zeit die Sinnfrage, und viele Informationen werden wieder über die alten Mechanismen verwaltet.
