Ein abteilungsübergreifendes Wiki muss auf die Unternehmensstrukturen Rücksicht nehmen, um langfristig überleben zu können. Dazu gehört die Einrichtung eines eigenen Bereichs für jede eingebundene Abteilung, sowie eine geeignete Rollen- und Aufgabenverteilung. Eine solche Gliederung des Wikis sollte unbedingt in einem Nutzungshandbuch erläutert werden. Das Ziel besteht darin, dass jeder schnell einsteigen kann, auch wenn er noch keine Wiki-Erfahrung hat.
Bei den Rollen werden in jedem Fall sowohl unternehmensweite als auch abteilungsbezogene Administratoren beziehungsweise Champions benötigt. Wenn es im Gegensatz zur gängigen Wiki-Philosophie nicht ausreicht, dass Mitarbeiter die Einträge selbst schreiben, ergänzen oder aktualisieren, dann sollte in Ausnahmefällen ein Verantwortlicher für eine Seite definiert werden.
Grundsätzlich muss jedem Mitarbeiter klar sein, in welchem Rahmen er gestalten kann und an welche Vorgaben er sich halten muss. Eine geringe Zahl an Vorschriften vermeidet die Entstehung zusätzlicher Motivationshürden.
Neben den bereits genannten Abteilungsbereichen im Wiki sollten Referenzgliederungen angeboten werden, etwa zur Strukturierung von Abteilungs- und Projektinformationen. Darüber hinaus sollte die Startseite des Wikis auf die darin vertretenen Abteilungen, Projekte und Themen verweisen und eventuell Links auf ein Glossar enthalten.
Nach diesem ersten Schritt ist es für die erfolgreiche Etablierung des Wikis entscheidend, dass eine kritische Masse von nützlichen Informationen zusammenkommt. Auf der einen Seite können dazu Informationen aus anderen Systemen durch das Wiki abgelöst werden. Andererseits gibt es meist Bedarf an Vervollständigung und Verbesserung von Dokumentationen. In dem Fall lässt sich das Dokumentationsvorhaben mit der Vorbereitung für das Wiki-Projekt kombinieren.
Mit der Einführung des Wikis sollten Kollegen immer wieder auf das Wiki verwiesen werden, wenn sie wichtige Informationen suchen. Damit sie dort auch fündig werden, sollten die anfänglichen Einträge zumindest thematische Teilbereiche möglichst vollständig mit hochwertigen Informationen abdecken.
