Wikis und Weblogs erfreuen sich seit einiger Zeit großer Beliebtheit. Unternehmen experimentieren mit den vergleichsweise einfachen Tools, um das im Haus vorhandene Wissen zu bündeln und für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen. Schwierigkeiten bereitet in der Regel nicht die Technik, sondern organisatorische und kulturelle Faktoren erweisen sich als die größten Hindernisse.

In Unternehmen werden Wikis entweder viral oder geplant eingeführt. Im ersten Fall beginnt die Nutzung meist im technischen Bereich für Dokumentationszwecke. Die Nutzerbasis verbreitert sich durch Mundpropaganda, bis im Erfolgsfall das Management den Einsatz sanktioniert und das Wiki auf eine breite Basis stellt.

Die folgenden Tipps beziehen sich hingegen vor allem auf die geplante Einführung. Sie ist schwieriger, weil die Lernphase kürzer und die Erwartungen größer sind.

Unterstützung durch einen Management-Sponsor

Wikis verändern viele implizite und explizite Regeln der Zusammenarbeit und die Informationsflüsse in Unternehmen. Dementsprechend groß ist die Zahl der Kollegen, die einer solchen Veränderung zunächst kritisch gegenüberstehen.

Bei fast allen Einführungen von Wikis ist die Unterstützung des Managements erfolgskritisch, um nicht-technische Mitarbeiter für das Vorhaben zu gewinnen. Ein so genannter Sponsor aus der Führungsebene öffnet einem Wiki die Türen in anderen Abteilungen, wenn er den Erfolg des Projekts gegenüber anderen Managern herausstreicht.

Die Aufgabe des Sponsors ist also vorrangig das Marketing des Wikis im Management. Idealerweise kommt er aus der mittleren Führungsebene und kennt einerseits die Grundzüge des geplanten Wikis aus der Praxis, andererseits sollte er gute Kontakte ins höhere Management und ein solides Standing im Unternehmen haben.

Fehlende Management-Unterstützung kann ein Wiki in dem Moment zum Scheitern bringen, wenn seine Inhalte die Grenzen einer Abteilung überschreiten. Eine rechtzeitige Einbindung aller betroffenen Entscheider ist daher wesentlich für den Erfolg.