Nur rund 29 Prozent aller IT-Projekte werden wie vorgesehen abgeschlossen, hat das Beratungsunternehmen Standish Group herausgefunden. Nach Angaben der befragten Softwareanbieter und Projektberater machen IT-Abteilungen immer wieder die gleichen Fehler. Sie arbeiten nicht nach standardisierten Projekt-Management-Prozessen, setzen ihr Personal falsch ein oder unterschätzen und ignorieren Risiken. Zumeist mangelt es an gründlicher Planung und Kommunikation - innerhalb der Projektteams selbst und zwischen Teams und Financiers respektive Unternehmensführung. Wir haben einige der häufigsten Fehler beim Projekt-Management zusammengestellt und geben Ihnen Tipps, wie Sie sie vermeiden können.
Das Problem: Die Verteilung der Mitarbeiter auf die Projektteams ist schwierig. Wenn Leute falsch eingesetzt werden, leidet das gesamte Vorhaben und stirbt im schlimmsten Fall ganz.
Die Lösung: IT- und Projekt-Manager benötigen eine umfassende Kenntnis der persönlichen Fähigkeiten und Arbeitsbelastungen ihrer Mitarbeiter, aber auch der Projektmitstreiter wie Berater, Lieferanten und Subunternehmer. Die externen Kräfte werden häufig außer Acht gelassen, obwohl ihnen ein großer Teil der eigentlichen Arbeit zufällt. Zunächst kann eine Projektsteuerungs-Software beim Sammeln der benötigten Informationen helfen. Als Nächstes kommt es auf die richtige Aufgabenverteilung an. Dafür existieren verschiedene Organisationsmodelle. Projektplaner sollten Menschen und Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen einbinden. Möglich ist beispielsweise, einen Ressourcenverwalter zu bestimmen, der sich um die Verteilung der Mitarbeiter und ihrer Fähigkeiten auf einzelne Teams kümmert. Das Wichtigste ist die Ausgeglichenheit der Teams - sowohl vom Charakter ihrer Mitglieder als auch von ihren Talenten her. So genannte Tiger Teams bieten den Mitarbeitern die Gelegenheit, ein Jahr oder mehr aus ihrem üblichen Job auszusteigen, um an einem bestimmten Projekt mitzuarbeiten. Wichtiger als die auf Teilaufgaben zugeschnittene Einbindung von Mitarbeitern ist es nach Ansicht vieler Experten, dass die Ausgewogenheit auf der übergeordneten Projektebene stimmt. Die Verteilung der zu erledigenden Aufgaben richtet sich nach der Zusammensetzung der Teams und nicht umgekehrt.
Wenn sich nicht das richtige Personal für ein Projekt findet, sollten Sie sich fragen, ob sich das Vorhaben tatsächlich an der eigenen Unternehmensstrategie ausrichtet. Bereits angelaufene, aber ins Stocken geratene Projekte sollten lieber früh gestoppt werden, als in ihnen unnötig Zeit und Geld zu verbrennen. Die frei werdenden finanziellen und personellen Ressourcen sind dann in einer konzeptionellen Neuausrichtung besser aufgehoben.
