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Um den Durchsatz des Systems zu verbessern, führte Innovation Gate ein Upgrade des vorhandenen Content-Management-Systems (CMS) "Webgate Anywhere" ein und kombinierte es mit einer MySQL-Datenbank unter Windows in Verbindung mit einem Tomcat-Server. Künftig werden alle Waldmann-Präsenzen zentral über das Rechenzentrum in Villingen-Schwenningen mit Inhalten gefüllt. Alledings betreibt jede nationale Niederlassung eine eigene Datenbank.
Jeder Länderpräsenz und jedem der maximal drei Geschäftsbereiche pro Site sind im mandantenfähigen CMS feste Autoren zugeordnet. Sie haben das Recht, Inhalte einzustellen und zu pflegen. Das Redaktionsteam in Deutschland betreut Layout und Inhalt der bislang rund 2000 Seiten in deutscher Sprache und englischer Übersetzung. Die für die Content-Pflege verantwortlichen Mitarbeiter in den Auslandsgesellschaften greifen via Browser auf das CMS zu. Dank Content-Sharing können sie entscheiden, welche der vorgegebenen Seiten auf Deutsch oder Englisch sie dauerhaft in ihren Auftritt übernehmen wollen.
Um diese Seiten, ob es sich nun um Konzern- oder Produktinformationen handelt, müssen sich die Niederlassungen anschließend nicht mehr kümmern, denn als zentraler Content werden sie direkt im Schwarzwald gepflegt. Änderungen der Master-Seite in der Zentrale übernehmen die Landes-Websites automatisch, sofern sie diese Seite abonniert haben. So ist sichergestellt, dass ein Besucher beim Click auf das Unternehmensporträt nicht auf einer anderen Website landet, sondern auf der von ihm angesteuerten Landes-Website. Über die Volltextsuche findet er alle Dokumente, also die lokalen genauso wie die zentral vorgehaltenen.
Aber die Autoren in den Ländergesellschaften pflegen auch eigene Inhalte in ihre Datenbank ein. Das sind zum einen Übersetzungen bestehender Seiten in die jeweilige Landessprache, zum anderen spezielle Informationen der Tochtergesellschaft (lokale Pressemeldungen, Stellenausschreibungen, Events, Messeteilnahmen, Referenzen etc.). Für die Eingabe in das System nutzen sie das Autoren-Tool des CMS, den "WGA Content Manager". Diese Browser-Anwendung ist von herkömmlichen Desktop-Applikationen nicht mehr zu unterscheiden. Sie erlaubt auch Gelegenheitsautoren, ohne lange Einarbeitung Inhalte zu pflegen.
