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Auch bei der Umsetzung der Archivierungslösung entschied sich Hagos für einen zukunftsweisenden Ansatz in Form eines offenen Konzepts für ein umfassendes Information-Lifecycle-Management (ILM). Hierbei wird die bereits bei Hagos vorhandene Storage-Umgebung IBM DR 550 über einen schlanken Konnektor an Alfresco angebunden. Da die Implementierung auf der Basis von Alfresco unabhängig von der eingesetzten Hardware ist, lässt sich Letztere mit geringem Aufwand ersetzen.
1. Erstellung eines Proof of Concept;
2. Enge Einbindung der Fachabteilungen bei der Anforderungsdefinition;
3. genaue Anforderungsdokumentation;
4. schrittweise Implementierung und Qualitätssicherung auf der Grundlage eines Milestone-Konzeptes.
Ferner verfügt das ILM-Modul über umfangreiche Konfigurationsoberflächen, mit deren Hilfe Anwender individuelle Archivierungsrichtlinien und Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Akten- und Dokumententypen einstellen beziehungsweise neue Anforderungen und gesetzliche Vorgaben abbilden können. Formatumwandlungen nach Tiff, PDF und PDF/A sind ebenso integriert wie die Ablage aller Metadaten-Informationen im XML-Format. Dies soll eine plattform- und anwendungsneutrale Wiederherstellung der archivierten Daten für die Zukunft sicherstellen.
Die Lösung von Alfresco ließ sich dank des systematischen Vorgehens und der neuen Schnittstellen im vorgesehenen Zeitrahmen einführen und integrieren. Seit Juni 2008 ist das System bei Hagos im Produktivbetrieb. Und auch kostenseitig ist man laut Guido Eichel, Finanzvorstand der Genossenschaft, zufrieden: "Anstatt unser Budget für Lizenzen auszugeben, konnten wir in die saubere Konzeption, die funktionale Abrundung und die nahtlose Integration der Gesamtlösung in unsere IT-Landschaft zu investieren. Der strategische Einsatz von Open-Source-Software ist für uns daher auch kaufmännisch eine sinnvolle Entscheidung."
